6 dicas de administração do tempo que aumentam a produtividade

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Como está intimamente ligada à capacidade produtiva, a administração do tempo se tornou uma habilidade fundamental nos dias de hoje. Não só as organizações, mas também as pessoas precisam se preocupar em como gerir tarefas para dar conta de tudo o que precisa ser feito.

Não por acaso, um bom desempenho nessa área abre caminho ao crescimento de carreira. Quanto mais tempo disponível, mais espaço para entregar valor aos contratantes e, consequentemente, ser reconhecido pelas realizações profissionais.

Logo abaixo, você encontrará 6 dicas de administração de tempo para implementar imediatamente e ser mais produtivo. Continue a leitura e desenvolva habilidades profissionais relevantes!

1. Defina a prioridade das tarefas

A administração do tempo trabalha as atividades e compromissos, determinando o momento de fazer cada tarefa. Assim, o primeiro passo é conhecer as pendências, para então estabelecer quais são as prioridades, quer seja pela urgência, quer seja pela importância.

Comece elaborando uma lista de tudo o que precisa ser feito. Se possível, crie categorias, como projetos ou assuntos associados às demandas. Posteriormente, uma técnica bastante utilizada é dividir as tarefas conforme os quadrantes da matriz de Eisenhower:

  • urgente e importante: demanda atenção imediata;
  • não urgente e importante: algo que pode ter sua realização agendada;
  • urgente e não importante: obstáculos à realização das tarefas, que precisam ser eliminados, como e-mails, ligações etc.;
  • não urgente e não importante: desperdícios, formas de procrastinação, que devem ser adiados ou descartados.

Perceba que os dois itens do meio são os que demandam maior margem de decisão. No “não urgente e importante”, você precisa entender o momento adequado para o compromisso; no “urgente e não importante”, deve decidir se vai descartar, adiar, delegar ou fazer a tarefa que impede a realização do que é importante.

2. Coloque as tarefas ao alcance dos olhos

Uma forma de melhorar o controle sobre as tarefas, principalmente depois de classificadas, é adotar métodos baseados na visualização. No nível individual, você pode utilizar soluções, como ter um quadro branco com as tarefas, manter uma folha sobre a mesa ou instalar um aplicativo.

Em geral, um bom modelo de organização é o Kanban. Nele, você criará três colunas: a primeira conterá as tarefas pendentes; a segunda, as em andamento; e a última, as concluídas. Com os grupos, basta criar postites para as tarefas e mover conforme status atual.

3. Invista na automatização de processos

Por sua vez, no nível de um departamento ou empresa, é importante contar com um software que centralize as informações e automatize tarefas. Afinal, o trabalho não dependerá apenas de uma pessoa, mas precisa ser compartilhado para todos os responsáveis por alguma etapa do processo.

Ademais, a agilidade e eficiência da tecnologia se refletirá em reduções da carga de trabalho dos profissionais, principalmente em relação às atividades repetitivas, como pesquisar informações, emitir documentos, gerir a folha de pagamentos, fazer backup e produzir relatórios.

4. Defina metas e prazos

Outro ponto importante é atribuir significado ao trabalho. Isto é, principalmente para se manter engajado e evitar a procrastinação, as tarefas precisam ter um motivo para existir, sendo um esforço atual em prol de um benefício futuro.

Esse contato com a linha de chegada ocorre pela definição de metas. Trata-se de traçar, entre o ponto “A” e o ponto “B”, quais são os marcos a serem alcançados e o tempo limite para que eles sejam concluídos. Como critério, procure atender aos requisitos da metodologia SMART:

  • metas específicas (specific): objetivo direto e que possa ser determinado em termos de qualidade e quantidade;
  • mensuráveis (measurable): possibilidade de medir se o resultado foi alcançado ou não;
  • atingíveis (achievable): o alvo dentro das suas possibilidades;
  • relevantes (relevant): existência de benefício em relação ao que você deseja concretizar no longo prazo;
  • temporais (time based): prazo estabelecido.

Uma boa primeira meta é definir quais tarefas precisam se concluídas na próxima semana, a fim de descongestionar seu fluxo de trabalho. Depois disso, você terá uma margem para lidar com as demais pendências.

5. Mantenha o ambiente organizado

Ao lado do planejamento e organização, existe uma camada na administração do tempo sobre como executar as tarefas. Afinal, não basta redigir um belíssimo plano se, na prática, as atividades não são concluídas.

Uma forma de melhorar o desempenho é tornar o ambiente de trabalho mais favorável à disciplina e à produtividade. Procure eliminar distrações, deixar tudo limpo e funcional, escolher um jeito fácil de controlar as tarefas, entre outras medidas.

Também é importante ter um fluxo de trabalho definido, ou seja, um plano sobre como você vai receber as demandas, decidir quais são as prioridades e executar o que precisa ser feito. Normalmente, isso passa por criar uma lista para incluir as novas exigências mais recentes.

Outro cuidado é firmar acordos com colegas e chefes. Se você for interrompido a todo momento, seja para algo relacionado ao trabalho, seja para algo alheio, será muito difícil alcançar uma boa execução. Então, é importante que o time converse e estabeleça compromissos sobre quais situações podem ou não esperar.

6. Use técnicas de gestão do tempo

Ao lado das boas práticas, você pode buscar técnicas voltadas para melhorar a administração do tempo, principalmente o planejamento e a execução das atividades. As opções são bastante variadas, mas podemos citar algumas boas ferramentas.

A primeira delas é o timesheet, ou seja, uma planilha de controle das horas consumidas ao longo do seu dia. A ideia é organizar um quadro de horários e acompanhar o uso do tempo, avaliando o nível de comprometimento com o que foi planejado e necessidade de mudanças.

Outra ferramenta é a pomodoro. Trata-se de usar um cronômetro regressivo — geralmente com 25 minutos — para marcar períodos em que se dará atenção total a uma tarefa. Esses momentos de foco são intercalados com intervalos para descanso — 5 minutos para cada 25 minutos de trabalho e 15 minutos após 2 horas completas.

Se precisar de algo mais robusto para lidar com as suas demandas, você pode pesquisar sobre o Getting Things Done (GTD). A metodologia criada por David Allen traz um passo a passo do que fazer com as demandas, do momento em que algo chama sua atenção até a realização das tarefas.

Lembre-se, por fim, de que os cuidados com a produtividade individual são determinantes não só para cumprir as próprias demandas, mas para o desempenho de departamentos e organizações.

Sendo assim, aplique as dicas de administração do tempo ao seu trabalho e procure sempre novas ferramentas para ser produtivo. Com uma boa produtividade, você certamente vai se destacar e contribuir com os resultados coletivos.

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