Automação de processos manuais: veja as vantagens para sua empresa

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Com a evolução das ferramentas tecnológicas, as empresas se tornaram capazes de otimizar sua operação. Embora essa otimização seja benéfica, ela acaba por elevar os requisitos do mercado, de modo que uso de soluções, como a automação de processos manuais, tem se tornando cada vez mais indispensáveis.

Isso ocorre porque, uma vez que os processos são automatizados, eles passam a ser realizados mais rapidamente e tornam-se menos sujeitos a erros. Portanto, em um cenário em que a eficiência é fundamental, o uso dessa tecnologia não pode ser deixado de lado.

O setor de Recursos Humanos não é uma exceção a esta regra e pode ser muito beneficiado pela automação de processos manuais. Leia o artigo e descubra como a tecnologia pode otimizar o RH de sua empresa!

O que é a automação de processos manuais?

Durante a operação diária de uma companhia, é natural que seus colaboradores precisem lidar com uma série de processos. A grande questão é que, por mais motivados e atentos que eles sejam, fatores como a fadiga podem afetar negativamente seu desempenho.

Um problema que, além de reduzir os seus níveis de produtividade, ainda abre uma brecha para que erros humanos sejam cometidos.

Neste contexto, a automação de processos surge como uma solução interessante. Basicamente, ela consiste na atitude de confiar atividades manuais, que antes seriam realizadas por humanos, a sistemas inteligentes.

Como ela pode beneficiar o RH de uma empresa?

Graças a evolução da tecnologia, os softwares de RH, por exemplo, chegaram a um ponto em que basicamente todas as atividades que antes dependiam de um colaborador humano podem ser realizadas de forma autônoma pelo sistema.

Uma condição que acarreta uma série de vantagens e benefícios para as empresas. Continue a leitura e confira alguns exemplos!

Economia de tempo

Não é um exagero alegar que o setor de Recursos Humanos é um dos mais importantes para uma companhia. Afinal, essa área é a grande responsável tanto pela captação de talentos quanto pela administração da boa relação entre a empresa e seus colaboradores.

Levando esses fatos em consideração, é fácil perceber que os processos de RH acabam afetando todas as demais áreas da empresa. De modo que, quanto mais ágeis eles forem, mais rápidos os demais processos, em outros setores, poderão ser executados.

Como um software é bem mais ágil do que qualquer colaborador humano, a automação de processos manuais abre espaço para que todas as rotinas de RH sejam realizadas mais rapidamente. O que, como podemos ver, acaba beneficiando a gestão da companhia como um todo.

Melhora na performance

Embora a velocidade seja um fator importante, ela não pode comprometer a qualidade do processo que está sendo realizado. Quando muita pressão é colocada em um colaborador para que ele trabalhe mais rápido, por exemplo, as chances de que ele cometa um erro se tornam muito maiores.

A grande questão é que, diferente de uma pessoa, um software corporativo não se cansa e não pode ser afetado por fatores como a pressão. Além disso, esse tipo de sistema é capaz de lidar com um grande volume de informações, o que permite realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Portanto, o uso da tecnologia na automação de processos no RH tem o potencial de melhorar drasticamente a performance do setor.

Integração de setores

Em um ambiente, como o que vivemos atualmente, em que a eficiência é tudo, medidas e soluções que aumentem a agilidade e a eficiência de empresas são de suma importância. Dentre essas soluções, a integração de setores é uma das mais importantes.

Isso acontece porque, por meio dessa integração, as diferentes áreas de uma companhia podem se comunicar de maneira mais eficiente, o que abre espaço para que todos os processos, que demandam tais informações, sejam realizados sem atrasos.

Por meio da automação de processos manuais, os dados apurados pelo software de RH podem ser devidamente tratados e enviados, de modo automático, a setores da companhia que precisam utilizá-los.

Como um exemplo, podemos citar a integração entre o setor Contábil e o de Recursos Humanos. Um software eficiente é capaz de captar todas as informações relacionadas aos encargos trabalhistas e disponibilizá-las, em tempo real, à área Contábil.

Tal comodidade abre espaço para que o time de Contabilidade desempenhe suas funções de uma maneira mais eficiente, o que obviamente é benéfico para a empresa.

Criação de relatórios precisos

A gestão eficiente de uma companhia exige informações confiáveis para embasar a tomada de decisões. Isso acontece porque, sem indicadores claros, é praticamente impossível que os líderes do negócio analisem as condições da empresa administrada por eles, e a situação do mercado em que estão inseridos.

Neste contexto, é importante ressaltar que os softwares de RH são capazes de gerar, de maneira autônoma, relatórios claros e precisos com informações completas a respeito de todos os dados com que o setor de Recursos Humanos precisa lidar.

Por meio dos relatórios gerados pelo sistema, os gestores podem observar, por exemplo, a frequência de cada colaborador, o percentual de pausas não respeitadas e outras informações relacionadas a benefícios, folha de pagamentos e encargos trabalhistas.

Informações estas que podem ser usadas para otimizar a gestão do capital humano da companhia.

Como implementar a automação de processos manuais no RH?

A implementação da automação de processos manuais no RH, e em outras áreas da empresa, exige que o negócio se prepare. Afinal, essa atitude tem o potencial de otimizar os seus setores como um todo.

Em primeiro lugar, é necessário que os especialistas em TI da empresa pesquisem as principais soluções disponíveis no mercado. Obviamente, eles devem optar por aquela que melhor atende às demandas da empresa em que trabalham.

O passo seguinte consiste na implementação do sistema. O ideal é que essa etapa seja realizada aos poucos, para que, em casos de erros ou problemas de comunicação, as falhas sejam tratadas com mais facilidade.

Por fim, é necessário capacitar os colaboradores para aderir ao novo sistema. Sem esse cuidado, os funcionários podem começar a procurar por meios de realizar suas tarefas usando o mínimo possível a nova solução. Um problema que, além de reduzir sua eficiência, ainda abre espaço para que falhas graves sejam cometidas.

Apesar de todas as vantagens da automação de processos manuais, a sua eficiência está diretamente relacionada à ferramenta usada em sua aplicação. Por esse motivo, o ideal é que apenas sistemas de qualidade comprovada sejam usados nesse procedimento.

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