Carteira de trabalho digital: o que mudou?

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A carteira de trabalho digital já existe desde o ano de 2017, mas nunca teve tanto destaque quanto agora. É que desde setembro de 2019 esse documento passou a substituir a versão física, trazendo uma série de transformações para quem o utiliza.

A medida faz parte da Lei da Liberdade Econômica e tem sido alvo da curiosidade de empregadores e trabalhadores, que desejam saber como se adaptar. Nesse sentido, compreender as alterações ocorridas é um dos pontos mais importantes. É sobre isso que queremos conversar!

Quer saber quais as principais diferenças entre a carteira de trabalho digital e a física? Continue sua leitura! 

Objetivos da carteira de trabalho digital 

A versão digital da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é bem semelhante à sua versão física, tendo as mesmas funções. Ela pode ser acessada via aplicativo gratuito (para sistemas Android e IOS) ou via web, por meio de uma página de serviços do Ministério da Economia-Trabalho.

O documento digital já é pré-disponibilizado para todos os cidadãos registrados no Cadastro de Pessoa Física (CPF), mas para validá-la é necessário se cadastrar no sistema acesso.gov.br, entre outros passos. Outros pontos importantes incluem compreender como esse documento funciona, verificar se todos os dados contidos nele estão corretos e, claro, compreender as mudanças! 

De maneira geral, podemos dizer que os objetivos da versão digital incluem modernizar e simplificar o acesso aos dados do trabalhador, simplificar o processo de contratação e reduzir o risco de fraudes com o documento. Saiba mais sobre as transformações a seguir!

Principais alterações da carteira de trabalho digital

Para ajudar você a ter informações sobre esse documento, listamos a seguir algumas das maiores mudanças que ele traz. Confira!

Não necessidade de apresentar a carteira física em novos trabalhos

Com as novas regras, os trabalhadores contratados por empresas que possuem o eSocial não precisam mais apresentar a carteira de trabalho física: apenas a versão digital do documento já basta para a contratação. 

O número-chave da carteira de trabalho

Na carteira de trabalho digital apenas o número do CPF já é suficiente para as contratações. Assim, não estará incluso nesse documento o número da sua carteira física.

A forma de lançar as informações sobre o trabalho

O empregador precisa lançar as informações no eSocial, enviando de imediato o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador). Caso ele ainda não tenha todos os dados, porém, deve-se enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), em um primeiro momento, para depois complementar o outro. 

O trabalhador pode acompanhar tudo o que é lançado na sua carteira, por meio do aplicativo ou do site. Vale lembrar que os dados de funcionários antigos também devem ser lançados no eSocial.

Novos prazos para envio dos dados

Com a carteira digital, os diversos dados dos trabalhadores têm novos prazos para serem lançados no eSocial. Até o dia anterior ao início das atividades, por exemplo, é preciso ter enviado: 

  • o número do CPF;
  • a data de nascimento;
  • a matrícula do empregado e sua categoria;
  • a natureza da atividade;
  • o código da CBO;
  • o valor do salário contratual;
  • o tipo de contrato com a data prevista de término (se houver).

Os demais prazos e dados podem ser encontrados no Manual de Orientação do eSocial.

Vale lembrar, também, que a carteira de trabalho digital não é aceita como documento de identificação civil. Ela vale apenas como documento de acompanhamento do contrato de trabalho.

Outras questões sobre o tema

Além das mudanças ocorridas, surgem outros questionamentos frequentes a respeito da carteira de trabalho digital. Separamos 3 pontos muito importantes de se prestar atenção a seguir. Confira!

A carteira de trabalho física pode ser descartada?

É importante que os trabalhadores saibam que a carteira de trabalho física não deve ser descartada, mesmo se eles forem contratados por empresas que aderiram à versão digital. 

O documento físico ainda detém os registros dos vínculos empregatícios anteriores e é fundamental guardá-lo. Ele será necessário, por exemplo, para verificar dados e anotações antigos, além de informações referentes a vínculos de empregadores que ainda não fazem uso do eSocial.

Qual a importância do eSocial para esse documento?

Apenas as empresas que utilizam o eSocial podem fazer a substituição da carteira de papel pela versão digital. Isso significa que os negócios que não trabalham com esse sistema continuam tendo a obrigatoriedade de assinar a carteira de trabalho física. 

Esse é um dos grandes motivos pelos quais o trabalhador não deve se desfazer desse documento: caso ele precise procurar um novo emprego, deve estar disponível para diferentes empresas, que utilizem ou não a CTPS digital. 

Para os negócios que têm eSocial, vale lembrar que as devidas informações lançadas no sistema vão migrar automaticamente para o documento digital. Assim, para eles, não é mais necessário nem ao menos preencher a carteira virtual diretamente. 

Por fim, lembramos que é necessário ter feito a transição completa para o sistema, pois uma transição parcial não permite lançar todas as informações nessa versão da CTPS. Os negócios que aderiram apenas parcialmente ao eSocial ainda devem utilizar a carteira física.

Qual é o papel do RH nessa mudança?

Nesse contexto, os Recursos Humanos têm o papel de setor estratégico. Ele é responsável por cobrar o cumprimento das novas regras, estudar e conhecer a fundo as práticas implantadas e dar suporte aos demais setores da empresa, assim como aos colaboradores. Desse modo, ele contribui para uma melhor adaptação. 

Em negócios onde o eSocial ainda é novidade, os desafios podem ser maiores. Se a empresa não está acostumada à prestação de informações por meio eletrônico, é preciso realizar a capacitação necessária e ir se ajustando na medida do possível, com o tempo. 

Apesar de exigir atenção e ações de adaptação, tanto para os trabalhadores quanto para as empresas, a versão digital da CTPS pode realmente trazer benefícios. Ela traz facilidade para os processos de contratação e ainda gera economia para o mercado.

Agora você já conhece as principais transformações trazidas pela carteira de trabalho digital! Para se atualizar ainda mais sobre o assunto, venha descobrir o que é o eSocial, sistema tão importante para essa transição!

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