Como o uso de um software pode reduzir os custos da folha de pagamento?

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Os custos da folha de pagamento podem ser um peso para empresas, principalmente em momentos de baixa demanda ou de crise econômica. A grande questão é que, além de ser uma obrigação legal, esse documento acaba gerando uma série de informações úteis para os líderes da empresa, o que torna a sua utilização indispensável.

Por essas razões, as empresas devem procurar por soluções que tornem o registro de pagamentos dos colaboradores mais econômica e eficiente — o que pode ser feito por meio de um software.

Você gostaria de usar a tecnologia para reduzir os custos da folha de pagamento de sua companhia? Leia nosso conteúdo e entenda os procedimentos necessários para obter sucesso nessa tarefa!

Como funciona a folha de pagamento?

A folha de pagamento pode ser descrita como um documento, cuja elaboração é obrigatória para empresas, com a finalidade de registrar todos os pagamentos recebidos pelos colaboradores.

Não existe uma padronização para o documento, de modo que ele pode ser desenvolvido no formato que melhor se alinhar às demandas da empresa. Mas é importante ressaltar que, obrigatoriamente, ele precisa conter informações como o nome do colaborador e registrar os seus documentos de identificação, como o CPF e o RG.

Todos os dias, o time de Recursos Humanos precisa atualizar essas informações, nos sistemas da empresa. Uma tarefa que leva tempo e exige muito cuidado, para que erros sejam evitados.

De que modo um software pode ajudar nessa tarefa?

Hoje em dia, os aplicativos e softwares já fazem parte de nossa vida e otimizam muitos processos em nosso dia a dia. Uma realidade que se repete nos meios corporativos e comerciais.

Um software de folha de pagamentos pode atuar automatizando diversas tarefas operacionais, como o cálculo de pagamentos e encargos. Além disso, o sistema pode ser integrado à nuvem, o que abre espaço para que a empresa tenha acesso a custos menores e a níveis mais elevados de segurança.

Quais as funcionalidades de um software de folha de pagamento?

Basicamente, os custos da folha de pagamento estão atrelados a despesas operacionais e aos prejuízos acarretados por erros e retrabalho. Problemas estes que podem ser evitados por meio das funcionalidades de um sistema de folha de pagamento.

Continue a leitura e verifique algumas destas funções!

Dados centralizados

A verdade é que a elaboração da folha de pagamentos exige uma série de dados que podem estar registrados em fontes diferentes. Afinal, ela precisa conter todas informações a respeito das remunerações que o colaborador recebeu, estejam elas relacionadas a suas atividades normais, a horas extras e até mesmo a bonificações.

Por meio de um software, todos esses dados podem ser registrados e acessados, de modo intuitivo, em uma única fonte, o que acaba evitando erros como a repetição de informações ou o registro incorreto de dados. Falhas estas com o potencial de complicar a prestação de contas ao governo e o pagamento de tributos.

Operação otimizada

Por mais eficientes que sejam os colaboradores do RH, é natural que, vez ou outra, eles cometam algum erro. Além disso, a rotatividade de colaboradores acaba tornando a alteração de dados cadastrados necessária.

Nessas situações, o sistema de folha de pagamento se mostra mais uma vez útil. Afinal, ele permite que alterações e ajustes sejam feitas com poucos cliques, o que aumenta a agilidade do processo.

Essa facilidade de operação também se reflete na elaboração e no envio de holerites e comprovantes, que podem ser produzidos no próprio software e enviados de forma automatizada por ele, ou ainda disponibilizá-los por meio de um portal para o colaborador.

Automação de processos

Como foi citado, a elaboração da folha de pagamento exige que os profissionais de Recursos Humanos realizem uma série de tarefas operacionais, como o cálculo de pagamentos e de encargos trabalhistas.

Ao confiar essas tarefas ao software, o RH elimina o fator de erro humano, o que eleva consideravelmente a confiabilidade dos dados apurados. Além disso, esse sistema pode ser integrado ao do setor contábil, melhorando assim a troca de informações entre os setores e otimizando seus processos.

Não é exatamente uma novidade que as empresas precisam prestar informações, relacionadas a seus colaboradores e a encargos sociais e trabalhistas ao governo, por meio do eSocial. O que normalmente costuma demandar tempo e mão de obra.

A integração entre o software de folha de pagamento e o eSocial, porém, permite que diversas tarefas, relacionadas a apuração e ao envio dos dados requeridos ao governo, sejam automatizadas. Reduzindo assim o tempo gasto nesse processo, os custos relacionados a ele e até mesmo os riscos aos quais ele está sujeito.

Por fim, é válido ressaltar que a automação de processos de RH ainda abre espaço para que os profissionais do time sejam alocados em atividades mais estratégicas, o que tende a aumentar a produtividade da empresa, como um todo.

Compatibilidade com a nuvem

A computação em nuvem surgiu como uma grande aliada para empresas, de todos os portes e áreas de atuação. Por meio dessa tecnologia, empresas podem armazenar seus documentos em servidores seguros, protegidos e administrados por especialistas, sem precisar fazer grandes investimentos ou pagar elevadas quantias de dinheiro.

Um software de folha de pagamento pode ser integrado a essa tecnologia, permitindo assim que as empresas armazenem suas informações em nuvem. Mais do que apenas reduzir os custos da folha de pagamento, essa funcionalidade ainda abre espaço para que os gestores e profissionais de RH possam conferir informações e realizar seu trabalho em qualquer lugar do mundo.

É útil até mesmo na viabilização do home office, um modelo de trabalho cada vez mais praticado pelas empresas.

Como essas funcionalidades podem reduzir os custos da folha de pagamento?

Levando em consideração as funcionalidades de um software, é fácil perceber que ele torna diversos processos relacionados à elaboração e à administração da folha de pagamento mais simples e eficientes. Características essas que permitem a empresa alocar menos pessoas em sua execução, sem que isso represente uma queda de produtividade.

Na verdade, o sistema acaba abrindo espaço para que o time de Recursos Humanos se dedique a atividades mais importantes para a empresa, o que acaba por aumentar sua produtividade e, por consequência, a aumentar também a produtividade e o engajamento dos demais colaboradores.

Outro fator importante é a redução dos erros e do retrabalho, acarretada pela automação, o que também acaba por se refletir em uma diminuição de gastos.

Neste contexto, podemos dizer que o acúmulo desses benefícios gera uma redução considerável de custos e uma elevação nos índices de eficiência no RH.

Os custos de folha de pagamento são importantes, e, quando não são devidamente administrados, podem gerar um grande peso sobre o caixa de uma empresa. Por essa razão, soluções como softwares especializados, com o potencial de reduzi-los, devem ser implementadas em favor da empresa!

Agora que você sabe como o uso de um software pode reduzir os custos da folha de pagamento, assine nossa newsletter e mantenha-se por dentro de mais informações relevantes para você e sua companhia!  

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