Você sabe qual a função do departamento pessoal em uma empresa?

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Recursos Humanos, Gestão de Pessoas e Departamento Pessoal são termos bem conhecidos na área organizacional. Acontece, no entanto, que muitas vezes eles ainda são motivo de dúvida, pois seus objetivos e suas atribuições podem confundir. É comum, inclusive, que algumas pessoas os tratem como sendo a mesma coisa.

Bom, todos esses conceitos se ligam ao capital humano de uma empresa de alguma maneira, mas eles não se referem às mesmas atividades ou aos mesmos serviços. Assim, saber diferenciá-los é algo muito importante para os profissionais e gestores, para organizarem a empresa de forma mais otimizada. 

Para ajudar com esse assunto, no post de hoje vamos explicar do que se trata o Departamento Pessoal e quais as suas funções. Continue lendo para saber mais!

O que é o Departamento Pessoal?

O DP é um órgão ligado às questões burocráticas dos funcionários e da companhia. Ele é responsável, por exemplo, pelas folhas de pagamento, o controle de férias, o 13° salário e o gerenciamento de pontos. Assim, ele assegura tanto que os direitos dos colaboradores sejam cumpridos quanto que eles também cumpram com seus deveres.

Desse modo, o Departamento Pessoal é importante, principalmente, para que as leis trabalhistas e previdenciárias sejam cumpridas com eficiência e que os processos internos tenham um bom funcionamento. Seja qual for o tamanho da sua empresa, a burocracia tem muitos detalhes que precisam ser mantidos em ordem para evitar problemas, portanto essa é uma área fundamental. 

Em negócios de pequeno porte, não é incomum que os serviços desse departamento fiquem a cargo de um contador. De qualquer maneira, é importante contar com um profissional qualificado e de confiança.

Quais são as principais funções do Departamento Pessoal?

Além de atuar mantendo a empresa dentro das leis trabalhistas e previdenciárias, o DP também lida diretamente com os colaboradores e faz o intermédio entre o negócio e os órgãos públicos. Suas funções, portanto, podem ser bem variadas. Separamos alguns dos principais exemplos a seguir! São eles:

  • atuar com a documentação de funcionários, como com seus contratos, sejam eles de empregados, de temporários, de estagiários ou de autônomos, por exemplo;
  • preparar e gerenciar documentos como o FGTS, declarações da CIPA e o Guia da Previdência;
  • cuidar da folha de pagamento, do 13°, dos benefícios e outras contribuições;
  • atuar com questões previdenciárias;
  • administrar questões referentes a férias, licenças, atestados e afastamentos;
  • fazer o controle da frequência dos funcionários, acompanhando o cumprimento da jornada, o banco de horas e o absenteísmo; 
  • realizar o cálculo do adicional noturno e de horas extras;
  • fazer o intermédio da empresa com órgãos públicos, fornecendo documentos e emitindo guias e declarações;
  • atuar em processos demissionais.

Dá para perceber que muitas dessas funções estão interligadas, não é mesmo? Eles permitem que a empresa se mantenha em ordem, tanto internamente quanto externamente. Além disso, as atividades do DP se relacionam até mesmo com a satisfação e a motivação interna, pois garantem que todos recebam sua remuneração e seus benefícios como se deve.

Qual a diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos? 

Essa é uma dúvida comum, como apontamos na introdução. Em algumas empresas, essas áreas podem estar misturadas, mas se trata de duas coisas diferentes. Na verdade, até mesmo muitas das habilidades e qualificações dos seus profissionais são distintas.

O RH é responsável pela gestão estratégica dos funcionários. Entre suas funções, está a realização de recrutamento e seleção, a organização de treinamentos e capacitações, a avaliação de desempenho, o desenvolvimento de planos de carreira e outras medidas para promover o engajamento, por exemplo.

É importante fazer, ainda, a diferenciação entre essas duas áreas e a Gestão de Pessoas: esta última é voltada para o desenvolvimento dos colaboradores dentro de uma empresa, buscando meios para valorizar as pessoas e humanizar o negócio. Suas funções estão ligadas à comunicação interpessoal, à motivação e o desenvolvimento das equipes e das lideranças. 

Desse modo, a Gestão de Pessoas não deve se restringir a apenas uma área. Ela deve estar presente em toda a companhia, sendo praticada por todos os líderes e gestores. A realidade é que esses três fatores (Gestão de Pessoas, Recursos Humanos e Departamento Pessoal) se interligam e devem estar alinhados para que tudo possa fluir bem na empresa.

Como o Departamento Pessoal se organiza na empresa?

Essa é uma questão relativa, pois em pequenos negócios, com menores demandas e um número pequeno de funcionários, é comum que as atividades fiquem a cargo do contador, como já comentamos. Já em empresas maiores, esse departamento costuma ser dividido em três setores principais: 

  • admissão de pessoal — cuida dos processos de contratação e integração de um novo funcionário;
  • departamento pessoal: responsável por enviar e controlar as informações para o e Social;
  • compensação — responsável por acompanhar a frequência e demais obrigações dos funcionários em seu tempo de trabalho, tratar de questões como licenças e atestados e tratar do pagamento de salários, benefícios e taxas;
  • desligamento — atua na quitação de contratos, na rotina de fiscalização e no intermédio com órgãos oficiais.

Quais são os indicadores principais do Departamento Pessoal?

Assim como as outras áreas da empresa, o Departamento Pessoal também tem indicadores que precisam ser acompanhados. Separamos alguns dos mais importantes a seguir. Confira:

  • a rotatividade de funcionários e os custos que ela traz;
  • as horas trabalhadas e as horas extras;
  • a taxa de absenteísmo;
  • o índice de reclamações trabalhistas.

Esses são alguns dos principais exemplos, mas é possível pensar em vários outros, devido à quantidade de atribuições da área.

Bom, agora você já conhece melhor o Departamento Pessoal e suas funções! Lembramos, por fim, que é muito importante acompanhar as tendências na área, assim como nos outros setores da empresa. Um exemplo de novidade para o próximo ano é a Lei Geral de Proteção de Dados, a qual já é preciso começar a se adaptar. Ela altera a forma como os dados dos funcionários são tratados, sendo necessário entender como vai se relacionar com o DP.

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