Descubra o que é admissão digital e porque seu RH precisa dela!

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Para reduzir custos e aumentar a eficiência de suas operações, as empresas têm investido cada vez mais no digital e na automação. Isso com a finalidade de simplificar processos, que antes exigiam muita mão de obra. Consequentemente, isso abre espaço para que os colaboradores possam ser alocados em atividades mais estratégicas.

A admissão digital surgiu como uma ferramenta para atender a essas demandas. Ao usá-la, uma companhia passa a realizar uma série de atividades relacionadas a contratação de um novo colaborador por meio de uma plataforma digital. Tal comodidade aumenta a agilidade dos processos e ainda viabiliza a automação de algumas etapas.

Considerando essas informações, é fácil perceber porque a admissão digital é tão importante para o RH, não acha? Leia o artigo e descubra como ela pode beneficiar a sua empresa!

Entenda o conceito de admissão digital

Depois que um processo seletivo é encerrado, e um novo funcionário é selecionado, normalmente ele precisa ir até o RH da empresa para entregar a documentação necessária para que sua contratação seja validada e registrada.

A questão é que esse processo toma tempo, tanto do novo colaborador quanto dos profissionais de Recursos Humanos. Além disso, como ele exige que uma série de documentos fiquem armazenados na empresa, aumenta-se o risco de perda de informações.

O conceito de admissão digital, porém, abre espaço para que essa primeira interação, entre colaborador e empresa, seja feita em uma plataforma digital gerenciada por um software de RH.

Por meio dessa plataforma, o colaborador pode enviar os documentos e comprovantes para a empresa. Além disso, ela ainda permite que os dados enviados sejam armazenados em nuvem, e viabiliza que tarefas repetitivas, como a verificação dos documentos e comprovantes, sejam automatizadas.

Conheça as principais vantagens da admissão digital

Esse novo modelo de admissão cria para empresas uma série de benefícios úteis. Continue a leitura e compreenda algumas de suas vantagens mais evidentes!

Redução de custos

As informações que a empresa precisa guardar em suas instalações, no modelo convencional de admissão, são muitas. Essa situação passa a ser ainda mais complicada para companhias que têm um elevado número de colaboradores, o que tende a exigir um investimento considerável no armazenamento e na proteção de arquivos físicos.

Ao optar pela admissão digital, todos os documentos são digitalizados e alocados em um serviço de armazenamento em nuvem. Uma solução mais barata é que pode ser contratada de modo escalável, permitindo que a companhia só pague pelo espaço que, de fato, está utilizando.

Aumento de mobilidade

Como o processo é feito por meio de uma plataforma digital, os colaboradores não precisam ir ao RH, o que reduz o tempo gasto no processo.

Além disso, como todos os documentos devem ser enviados de uma só vez, não existe o risco de que, por um descuido, o colaborador se esqueça de algum comprovante e precise ir várias vezes ao setor de Recursos Humanos.

A própria plataforma é capaz de identificar o erro e notificar o novo colaborador de que ele precisa acrescentar dados.

Autonomia

Nesse novo modelo de admissão, o próprio colaborador é responsável por conferir e enviar seus documentos para o sistema da empresa. Além disso, a tarefa de verificar se o processo foi feito corretamente fica por conta do software, utilizado pelo RH.

Essa autonomia é o que abre espaço para que os profissionais de Recursos Humanos dediquem-se a funções mais estratégicas, o que acaba aumentando seus níveis de produtividade e até de engajamento.

Segurança nos processos

Além de viabilizar o uso do armazenamento em nuvem, uma opção mais segura do que armazenar arquivos na própria empresa, a admissão digital permite que as rotinas de contratação do colaborador sejam integradas a outros sistemas que precisam de acesso a essas informações, como os softwares utilizados pela área contábil da empresa.

Tal funcionalidade possibilita que os dados sejam verificados de um modo rápido e intuitivo, o que torna a tarefa mais simples e menos sujeita a erros.

Aumento de agilidade

A tarefa de reunir e verificar documentos manualmente é muito demorada. Além disso, ela pode tornar-se lenta se o profissional responsável por ela não for experiente, ou se ele cometer algum erro que o force a revisar todo o processo.

Por meio da admissão digital, porém, como a verificação é automatizada, tudo é feito com mais velocidade.

Saiba como aplicar esse modelo de admissão

Agora que você sabe o que é a admissão digital e entende seus benefícios, vamos explicar os procedimentos necessários para aplicá-la. Acompanhe!

Use ferramentas tecnológicas

Para implementar a admissão digital, o RH precisa do suporte de um software desenvolvido para otimizar suas rotinas e integrá-lo, de forma eficiente, a serviços de armazenamento e de computação em nuvem.

É importante ressaltar que ferramentas realmente eficientes, como a solução da TIDEXA, ainda oferecem outras funcionalidades úteis, como a integração com outros sistemas da companhia, como o contábil, e a automação de tarefas como a Folha de Pagamento.

Neste contexto, quanto mais eficiente a ferramenta, mais ela pode contribuir com o desenvolvimento da empresa. Por essa razão, é importante que o RH opte por uma ferramenta inteligente e confiável.

Invista na capacitação dos colaboradores

É natural que os colaboradores, principalmente os do RH, que estão muito habituados aos antigos processos, levem algum tempo para compreender como o novo sistema pode beneficiá-los.

Para encurtar esse período de adaptação, é interessante que a empresa invista em capacitação, para que eles compreendam não apenas como utilizar a nova ferramenta, mas também para que se atualizem a respeito das diversas tecnologias com potencial de otimizar o seu trabalho.

Use redes sociais para contatar candidatos

Embora as redes sociais possam ser uma distração para colaboradores, quando bem usadas, elas podem ser úteis de diversas maneiras para uma empresa.

Por meio delas, o RH pode, por exemplo, entrar em contato com candidatos em potencial e, ao conferir suas publicações, verificar se eles realmente estão alinhados a cultura organizacional da companhia.

Quando pensamos em redes sociais, o LinkedIn, amplamente utilizado para a criação de perfis de profissionais, pode ser vista como uma das mais importantes. Neste contexto, é interessante que a empresa tenha uma conta na rede social.

Conta essa que pode ser usada tanto para divulgar a cultura da empresa quanto para contatar talentos.

Utilize ferramentas colaborativas

A finalidade da admissão digital é otimizar os processos de registro e contratação do colaborador, para que eles sejam realizados mais rapidamente (sem que essa velocidade acarrete erros, é claro).

Neste contexto, ferramentas colaborativas, que permitem que os profissionais do RH se comuniquem e troquem informações com mais agilidade, são muito bem-vindas. Como um exemplo, podemos citar o Google Drive e o Dropbox.

Faça uso do backup em nuvem

Por fim, os profissionais de RH e os gestores da companhia precisam levar em consideração a importância dos dados relacionados a contratação do colaborador. Afinal, se essas informações forem perdidas ou danificadas, a empresa pode sofrer com prejuízos e até mesmo com problemas legais.

O caminho para evitar esse tipo de evento é a implementação de soluções que garantam a segurança dos dados. Por meio do backup em nuvem, por exemplo, as informações podem ser salvas em um servidor externo, administrado por uma companhia com expertise na proteção de arquivos.

Além disso, as rotinas de backup podem ser automatizadas, de modo que um colaborador não precise ser alocado para enviar, manualmente, os dados para o data center em nuvem.

Em um mercado tão disputado, a otimização de processos tende a ser uma realidade nas empresas, isso independentemente de seu porte ou área de atuação. Nesse cenário, o uso de tecnologias vai revolucionar não apenas o processo de contratação — até mesmo o modo e o ambiente em que os colaboradores desempenham suas funções vai mudar.

Por esse motivo, é fundamental que as empresas comecem a investir em ferramentas tecnológicas e a capacitar seus profissionais. Só assim eles serão capazes de usar todo o potencial entregue por elas.

Um dos pontos mais positivos da admissão digital é o modo como ela viabiliza a automação de processos de RH. Leia este artigo e entenda melhor porque essa tecnologia é indispensável para sua empresa!

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