Quais são os principais erros contábeis e como um software pode auxiliar a evitá-los?

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Embora o sucesso de uma empresa exija que seus líderes sejam hábeis em sua gestão, é necessário que eles tenham outros conhecimentos importantes. Entre eles, entender os principais erros contábeis pode ser considerado um dos mais relevantes.

Sem conhecer esses problemas e os fatores que os ocasionam, dificilmente um time de gestão será capaz de implementar soluções eficazes para eliminá-los.

Além disso, é preciso que os controladores de um negócio saibam sobre as ferramentas mais indicadas para otimizar suas atividades. Um software contábil, por exemplo, é capaz de eliminar, de maneira ágil e eficiente, falhas relacionadas à contabilidade.

Levando esses fatos em consideração, elaboramos este conteúdo com informações completas a respeito dos principais erros contábeis aos quais uma empresa está suscetível e do uso de software especializado, que pode resolver esses problemas. Confira!

Não separar as finanças da empresa das pessoais

Para muitos empresários, não separar suas finanças pessoais da contabilidade da empresa pode aparentar ser inofensivo. Esse tipo de atitude ocorre principalmente em companhias menores, onde o fluxo de caixa ainda não é tão grande.

O problema é que, quando contas pessoais se misturam com o caixa da empresa, a tarefa de mensurar resultados e criar projeções se torna muito mais confusa e complexa. Isso abre espaço para que erros sejam cometidos, o que pode levar o dono de um negócio, por exemplo, a deixar seu caixa de modo ineficiente, comprometendo assim a viabilidade da empresa.

Por esses motivos, é fundamental que os donos de uma empresa tenham o cuidado de não misturar suas finanças pessoais com as finanças do negócio. Medidas como criar uma conta pessoa física e uma conta jurídica, para separar recursos e gastos, costumam ser bem eficazes nesse sentido.

Deixar de atualizar lançamentos

Na era da informação, o acesso a dados relevantes é de suma importância. Principalmente em processos como a tomada de decisões estratégicas. Infelizmente, muitas empresas ainda não se alinharam a essa realidade e continuam a cometer erros que, ao longo do tempo, geram graves prejuízos a seu caixa.

Como exemplos desse tipo de erro, podemos citar o hábito de postergar a atualização dos lançamentos e das conciliações. Entre os erros contábeis, essa falha é extremamente perigosa, pois faz com que os relatórios usados pela liderança para gerir o negócio não reflitam uma visão atualizada da companhia — um problema que obviamente aumenta as chances de que decisões erradas e prejudiciais sejam tomadas pelos gestores.

Felizmente, o caminho para evitar essa falha é simples! É necessário apenas que os controladores da empresa aloquem colaboradores para monitorar as finanças e garantir que essas informações se mantenham atualizadas. Essa é uma tarefa que pode ser executada de modo mais eficiente por soluções em automação de processos.

Não organizar os documentos fiscais

Segundo a legislação brasileira, as empresas que atuam no País precisam manter ao menos por 5 anos seus documentos contábeis. Isso acontece porque, se a Receita Federal solicitar informações e a companhia não for capaz de entregá-las no prazo estipulado, ela pode sofrer com graves sanções.

Por essa razão, manter os documentos e comprovantes fiscais da empresa organizados e acessíveis é de suma importância para o sucesso — e até mesmo para a viabilidade — do negócio.

Felizmente, a tecnologia surgiu com uma série de soluções inteligentes para essa situação. Por meio da integração entre softwares de contabilidade e armazenamento em nuvem, por exemplo, arquivos estratégicos podem ser alocados em servidores de alta segurança.

Esses servidores contam com equipes de técnicos especializados na gestão de dados e que fazem uso das mais modernas tecnologias de backup, criptografia e segurança de informações.

Como essas soluções são altamente eficientes e economicamente acessíveis, erros contábeis relacionados à perda e à desorganização de documentos podem ser evitados muito mais facilmente hoje em dia.

Errar na entrega de escriturações

Embora o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tenha surgido para simplificar a vida dos empreendedores, otimizando a entrega de documentos e obrigações trabalhistas, ainda existem muitas dúvidas a respeito dele, e isso pode levar os responsáveis pela tarefa de preencher e enviar as escriturações a cometerem erros.

Caso alguma falha ocorra nesse processo, a empresa pode pedir ratificações. Mas isso demanda tempo e, se a falha não for percebida, a companhia pode sofrer com graves sanções. Levando esse fato em consideração, é fácil perceber que as atividades relacionadas ao SPED devem ser executadas com o devido cuidado.

Felizmente, o uso de softwares contábeis e a sua integração com o sistema da Receita Federal têm o potencial de reduzir e até mesmo de eliminar falhas relacionadas ao preenchimento e ao envio de escriturações fiscais.

Errar na emissão de notas fiscais

Segundo a legislação vigente no Brasil, todas as empresas que atuam em território nacional têm a obrigação de emitir notas fiscais. A grande questão é que, embora o preenchimento desse documento se torne mais simples com a prática, pessoas menos experientes podem cometer erros.

Isso pode levar a empresa a pagar mais tributos do que deveria ou até mesmo a pagar menos imposto do que é exigido, abrindo espaço para que a Receita Federal a penalize com multas e outras sanções.

Assim como acontece no caso de outros erros contábeis, para evitar esse problema, o responsável pela tarefa precisa realizá-la com a devida atenção, tomando os cuidados necessários para garantir que está preenchendo corretamente todas as informações requisitadas.

Como o software contábil pode evitar erros contábeis

Os melhores softwares contábeis do mercado contam com uma série de funcionalidades com o potencial de otimizar as rotinas contábeis e financeiras de uma empresa.

Como pudemos ver no decorrer do artigo, soluções em automação de processos criam um ambiente em que erros humanos relacionados a atividades como o preenchimento de documentos são eliminados.

Além disso, a integração de sistemas viabilizada por esse tipo de software permite que a empresa troque informações de modo ágil e seguro com os profissionais responsáveis por sua contabilidade e até mesmo com órgãos estatais, como a Receita Federal.

Por fim, o software contábil ainda conta com diversas outras funcionalidades úteis. Como exemplo, podemos citar sua integração com serviços de armazenamento e computação em nuvem.

O sucesso de uma empresa está diretamente ligado à eficiência com que ela lida com seus processos. Falhas, como erros contábeis, precisam ser devidamente eliminadas para que o negócio de fato se mantenha viável e lucrativo ao longo do tempo.

Neste contexto, o uso de ferramentas capazes de otimizar a execução dessa tarefa, como os softwares contábeis, é altamente recomendado.

Agora que você conhece os principais erros contábeis aos quais uma empresa está sujeita e entende como um software contábil pode evitá-los, gostaria de ter acesso a um software altamente eficiente, pronto para atender às demandas contábeis de sua companhia? Entre em contato conosco e descubra as soluções da TIDEXA para sua empresa!  

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