5 dicas práticas de como melhorar a gestão da folha de pagamento

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A gestão da Folha de Pagamento pode ser um ponto delicado para os profissionais responsáveis. Ela envolve diferentes aspectos, como fatores legais e fiscais, que devem ser levados em conta para evitar erros e maiores problemas. Assim, é importante se preparar e contar com a ajuda da sua equipe.

Além de ser uma questão legal, as folhas de cada membro da empresa funcionam como uma ferramenta de controle. Cada uma guarda informações valiosas sobre a contabilidade e ajuda a remunerar corretamente os contratados.

No post de hoje, decidimos trazer algumas dicas para facilitar a gestão desse processo. Continue sua leitura e confira!

1.Planeje e organize

Em meio às demandas da área de RH e do DP, entendemos que se organizar com as folhas de pagamento não é uma tarefa fácil. No entanto, planejar e se preparar para certos aspectos é importante, pois facilita sua gestão e evita problemas, erros e maiores dificuldades. Assim, sugerimos que você, junto de outros profissionais, tome esse cuidado.

É possível, por exemplo, organizar quem será responsável por cada parte do processo e quando elas serão feitas. Além disso, você pode definir datas fixas para os pagamentos e para a entrega dos contracheques, entre outras coisas. 

Visualizar com clareza todas as despesas e gastos que a empresa tem referentes a isso também é uma boa dica. Algumas não são mensais, como o 13° salário, mas acontecerão. Assim, podem ser feitas previsões para arcar com elas. Lembre-se de que isso deve ser feito de acordo com o que orienta a lei.

Outra dica para facilitar a gestão é destinar uma conta bancária apenas para a realização das remunerações. Isso ajuda a separar as questões das folhas de pagamento de outras despesas da empresa, o que ajuda a evitar confusões e facilita o encontro de dados e confirmações fiscais.

O objetivo da organização também é reduzir o estresse dos profissionais que realizam esses processos. Assim, é muito importante a criação de uma rotina adequada e saudável nos setores envolvidos.

2.Utilize o Plano de Cargos e Salários

O Plano de Cargos e Salários é, por diferentes motivos, uma ferramenta muito importante para a empresa. Ele ajuda a entender qual é o papel de cada cargo dentro da organização, assim como as especificidades de cada ocupação. Nele, são informados, por exemplo, as atribuições e as competências necessárias para um cargo, além do seu salário, benefícios e outros adicionais, se houverem.

Dessa maneira, o plano serve como um dos embasamentos para as folhas de pagamento. É um auxílio para organizar e distribuir as remunerações, podendo ser consultado sempre que necessário. 

Aqui vale fazer um lembrete: é fundamental que esse plano seja criado com consciência, considerando o mercado e as condições da empresa, mas sem deixar de garantir boas condições para os colaboradores. Essa ferramenta tem impacto significativo na satisfação dos profissionais.

3.Conheça normas de cada categoria

Você já sabe que, na gestão da folha de pagamento, é importante observar os descontos e benefícios, certo? Mas eles nem sempre são os mesmos para todos os colaboradores, então é necessário ficar atento a particularidades.

Cada categoria profissional tem suas próprias convenções coletivas, que podem trazer regras específicas a respeito de vários aspectos, inclusive sobre os benefícios que devem ser recebidos. É preciso respeitar essas normas e também se atualizar, caso haja alguma modificação. Afinal, isso também faz parte de evitar problemas legais.

É relevante lembrar ainda que a própria Legislação Trabalhista exige adicionais para certas ocupações. É o caso, por exemplo, do adicional noturno e o de periculosidade, para trabalhadores que atuam nessas circunstâncias. 

 Alguns outros encargos já ocorrem com todos, como o FGTS ou o INSS. Mesmo assim, o valor a ser descontado vai depender de cada salário, além de aspectos como o regime de tributação da empresa e o tipo de negócio.

4.Verifique se houveram mudanças

Pequenas mudanças são comuns no dia a dia de uma empresa. Profissionais são promovidos ou ganham aumentos, por exemplo. Outras alterações já não são tão recorrentes, sendo feitas quando se avalia a necessidade. É o caso, por exemplo, de modificações no pacote de benefícios, demissões e surgimento de novos cargos. Além disso, ainda podem haver mudanças totalmente inesperadas, como um pedido de demissão de um profissional.  

A questão é que tudo influencia nas folhas de pagamento. Os aumentos devem ser distribuídos corretamente e é preciso coletar os dados de novos colaboradores, por exemplo. Assim, mesmo se os processos forem automatizados, o setor deve estar a par de todas as alterações relevantes, para fazer as correções e os ajustes necessários.

5.Controle as horas trabalhadas

Um bom controle das horas trabalhadas também ajuda a evitar erros nas folhas de pagamento. Com isso, você verifica com maior facilidade se houveram horas extras a serem pagas ou faltas injustificadas de um profissional no mês em questão, por exemplo. Esses registros trazem mais agilidade e segurança na hora de preparar os documentos.

É importante ficar atento e fazer apenas os descontos corretos, se houverem, para não prejudicar os colaboradores. Assim, é preciso ter clareza de quais fatos estão sujeitos a essa consequência e qual o valor a ser descontado em cada caso. Pausas previstas durante o expediente e os devidos dias de folga não são descontados, por exemplo.

Além de facilitar a gestão das folhas de pagamento, o controle de ponto é obrigatório dependendo da quantidade de trabalhadores no estabelecimento, mas todos os negócios podem utilizá-lo. É fundamental, no entanto, investir em uma forma eficiente e segura de controle, para evitar fraudes e prejuízos para os envolvidos. 

Um bom sistema de ponto eletrônico é uma boa alternativa, nesse sentido. Seu uso não é uma obrigação, mas quem opta por ele deve seguir algumas normas. As portarias 1510 e 373, do Ministério do Trabalho, além da nova Lei de Liberdade Econômica, trazem maiores esclarecimentos sobre essas questões. Você pode se aprofundar também em detalhes como casos em que registrar o ponto não é necessário.

Essas foram algumas dicas para facilitar a sua gestão da folha de pagamento. O objetivo é que o processo se torne mais organizado e fácil para você e sua equipe, evitando maiores dores de cabeça posteriormente. Vale lembrar, por fim, que com a atual pandemia do coronavírus, foram tomadas algumas medidas trabalhistas provisórias, que podem se ligar às folhas. Assim, é importante ficar atento!

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