Conheça as melhores práticas para gestão de folha de pagamento

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A gestão de folha de pagamento pode ser descrita como um conjunto de boas práticas desenvolvidas com a finalidade de otimizar as rotinas de pagamento de uma empresa. Podemos dizer que o seu principal objetivo é simplificar o processo, o tornando mais ágil e menos sujeito a erros.

Levando em consideração os riscos e as sanções as quais uma companhia está sujeita, quando comete algum erro na operação de sua folha de pagamento, podemos dizer que uma gestão eficiente é indispensável para todas as empresas. Isso independentemente de seu porte, ou área de atuação.

Você gostaria de otimizar suas rotinas de folha de pagamento? Leia este artigo e conheça as melhores práticas para obter sucesso nessa tarefa!

Monte de um time de colaboradores capacitados

Quando pensamos na importância da administração da folha de pagamento de uma empresa, não é difícil chegar a conclusão de que essa tarefa deve ser exercida por pessoas qualificadas e confiáveis. Por essa razão, é necessário que a companhia invista na criação de um time de colaboradores preparados.

Além disso, como a gestão de folha de pagamento é executada tanto por profissionais da área contábil quanto do RH, é necessário que a companhia viabilize uma interação entre os sistemas usados por esses setores, para que seus colaboradores possam trocar informações de uma forma rápida e segura.

Esse cuidado é de suma importância! Afinal, se algum equívoco ocorrer na comunicação entre o RH e a área de Contabilidade, documentos ou declarações podem ser elaborados de forma incorreta. Um erro é capaz de ocasionar diversos problemas para a companhia.

Monitore de forma adequada o tempo de trabalho do colaborador

A folha de pagamento de uma companhia deve ser elaborada levando em consideração o total de horas trabalhada por cada um dos funcionários da empresa. Essa informação será usada tanto para calcular sua remuneração quanto para o cálculo de outros pagamentos necessários, como o efetuado por horas extras.

O time de Recursos Humanos precisa contar com recursos para monitorar essas informações de forma precisa. Nesse contexto, soluções em controle de ponto tendem a ser muito úteis. Isso porque, por meio delas, dados como os seguintes podem ser devidamente apurados:

  • horário de entrada do colaborador na empresa;
  • pausas e intervalos;
  • horário de saída do colaborador.

Ao fazer uso desse sistema, o time de recursos humanos é capaz até mesmo de verificar a assiduidade dos colaboradores e outras situações, como atrasos e saídas e antecipadas.

Verifique o quadro de colaboradores da companhia

Para que a gestão de folha de pagamento de fato seja eficiente, ela também precisa considerar o número de colaboradores contratados pela empresa, as posições ocupadas por eles, seus salários e benefícios.

Esse cuidado se faz necessário porque, sem essas informações, os controladores da companhia não serão capazes de mensurar os gastos totais do negócio com a folha de pagamento. Um problema que inviabiliza a tomada de decisões importantes, como a verificação da quantia de recursos que deve ser separada para o pagamento do 13º salário.

Além disso, esse mapeamento de custos também se faz necessário para que a companhia possa definir sua política de contratações e criar um plano de carreira com critérios e requisitos claros para que os colaboradores sejam promovidos. Essas atitudes têm o potencial de tornar os funcionários mais engajados e de melhorar a cultura organizacional da empresa!

Crie uma conta para o pagamento de colaboradores

É natural que empresas, mesmo as de pequeno porte, precisem lidar com uma série de pagamentos. A grande questão é que esse acúmulo de movimentações financeiras pode dificultar a tarefa de verificar como cada recurso financeiro foi aplicado.

Por esse motivo, mesmo uma companhia bem organizada pode ter problemas em prestar informações aos órgãos responsáveis, caso precise comprovar que está realizando todos os seus pagamentos, inclusive os relacionados a tributos, de forma correta.

Nesse contexto, criar uma conta bancária separada, apenas para as operações financeiras da folha de pagamento, tende a ser uma opção interessante. Afinal, uma vez que toda a movimentação dessa conta estaria relacionada a folha de pagamento, os responsáveis por conferir esse procedimento não precisariam lidar com dados de outro tipo.

O objetivo em criar uma conta separada para pagamento de colaboradores é promover um desempenho mais ágil e preciso da equipe responsável pela atividade. Consequentemente, isso reduziria as possibilidades de cometerem algum erro em sua verificação.

Não deixe de considerar todos os fatores relacionados a folha de pagamento

É indispensável que os profissionais responsáveis pela gestão de folha de pagamento levem em consideração mais fatores do que apenas a contratação de colaboradores e o conjunto de horas trabalhadas por eles. Isso porque a folha de pagamento deve ser composta por outras informações. Dentre elas, podemos citar as seguintes:

  • pagamentos de bônus e de gratificações;
  • descontos trabalhistas como o FGTS;
  • valores que devem ser pagos ao sistema previdenciário.

Caso a empresa desconsidere esses valores em sua gestão de folha de pagamento, os relatórios apresentados ao time de gestores estarão incorretos. O que pode levá-los a tomar decisões equivocadas. Portanto, é necessário que essas informações sejam apuradas corretamente.

Esse cuidado também se faz necessário para evitar que a companhia cometa erros no pagamento de taxas e tributos, ou mesmo na prestação de conta aos órgãos responsáveis.

Invista em segurança

Uma vez que a folha de pagamento é elaborada com base em informações, é necessário que a empresa invista na proteção desses dados. Afinal, se alguma falha fizer com que eles sejam perdidos ou corrompidos, a companhia pode sofrer graves prejuízos.

Nesse contexto, podemos citar o armazenamento em nuvem como uma das soluções mais eficientes. Isso porque, por meio dela, a empresa pode armazenar os dados relacionados a sua folha de pagamento em servidores externos, administrados por companhias especializadas na tutela de dados.

Para que essa solução seja realmente eficiente, porém, é interessante que ela seja complementada por uma rotina de backups frequentes.

Dadas as características da gestão de folha de pagamento, não é um exagero dizer que ela é indispensável para o sucesso de uma companhia. Para que ela seja elaborada, porém, é necessário que uma série de fatores e informações financeiras, relacionadas as remunerações dos colaboradores, sejam apuradas.

Ferramentas que otimizem essa apuração de dados, como os softwares de folha de pagamento e os sistemas de controle de ponto, são muito úteis e podem fazer toda a diferença na implementação de uma gestão eficiente.

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