Saiba o que é o eSocial

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O empreendedor brasileiro tem diversos compromissos, principalmente no que diz respeito à prestação de informações e ao pagamento de impostos. Para ajudar nisso, foi criado o eSocial, uma solução que simplifica a vida de empresários e gestores e também da contabilidade.

Como qualquer mudança, o programa trouxe diversas dúvidas e preocupações, principalmente porque prevê a cobrança de multas pesadas para quem falhar nessas obrigações.

Quer entender melhor o assunto? Continue a leitura!

O que é o eSocial?

O eSocial — ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas — é um projeto do Governo Federal que propõe a integração dos dados gerados pelas organizações relacionados às obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Esse projeto, criado em 2014 e que passou a ser obrigatório em 2018, envolve diversos órgãos, como Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS), Ministério do Trabalho e Emprego, Secretaria da Receita Federal e Caixa Econômica Federal.

A intenção dele é centralizar e uniformizar as informações, permitindo o cruzamento de dados e fiscalizando o cumprimento das leis. Trata-se de uma medida que diminui a burocracia, dispensando a necessidade de preenchimento de guias isoladas, vários formulários e declarações. Assim, todas as informações ficam centralizadas digitalmente em um único local.

O programa também proporciona um melhor controle sobre o pagamento de impostos, permitindo uma maior fiscalização mas também fornecendo parâmetros para que os empresários mantenham-se em conformidade.

Como o eSocial funciona?

O projeto baseia-se em um sistema unificado de folha de pagamento digital, no qual serão informadas todas as mudanças no quadro de funcionários, assim como os dados dos colaboradores.

Todas as empresas terão que enviar, por meio digital, as informações para a plataforma. As obrigações que serão substituídas por ela são:

  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS);
  • DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
  • CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho);
  • CD (Comunicação de Dispensa);
  • GPS (Guia da Previdência Social);
  • GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
  • QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
  • DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Federais);
  • MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
  • Livro de Registro de Empregados;
  • Folha de Pagamento.

Além disso, o sistema manterá um registro único dos dados de cadastro dos trabalhadores, evitando divergências e mantendo uma uniformidade. Se houver alguma incompatibilidade entre as informações de órgãos distintos, isso será apontado pelo sistema e, então, as devidas correções devem ser feitas. Essa integração é positiva tanto para as empresas como para os empregados.

Quais são as declarações a serem enviadas?

As declarações que devem ser enviadas pelo eSocial são chamadas de eventos e estão divididas em três grupos, cada um com suas regras e prazos.

Esses eventos são:

  • Iniciais: devem ser enviados apenas uma vez ao sistema, quando é feito o cadastro inicial;
  • Não periódicos: o prazo para esses eventos pode variar de acordo com a data de ocorrência. Podemos citar como exemplo a contratação de novos colaboradores;
  • Periódicos: têm um prazo de envio recorrente, por exemplo, as folhas de pagamento. Esses eventos apresentam uma data limite para envio — até o dia 15 de cada mês;

Todas as ocorrências relacionadas ao quadro de funcionários — como admissão, férias, demissão, mudança de salário, acidente de trabalho e exames médicos, apenas para citar alguns — devem ser informadas pelo sistema. 

Quem deve aderir ao sistema?

Deve entregar a declaração toda pessoa física ou jurídica que contrata prestadores de serviço cujo regime resulte em obrigações trabalhistas, tributárias ou previdenciárias.

Quando se trata de pessoas jurídicas, estão inclusas empresas de pequeno, médio e grande porte, independentemente do seu setor de atuação e faturamento. Microempresas (ME), Microempreendedores Individuais (MEI) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que têm, pelo menos, um funcionário também devem prestar contas pelo eSocial.

Vale lembrar que a não adesão ao sistema inviabiliza a quitação das obrigações relacionadas à empresa, impedindo sua conformidade e, consequentemente, suas atividades.

Como foi feita a implantação do sistema?

O Governo Federal montou um cronograma de implantação que abrange todas as empresas, fixando datas limite para a adesão e dividindo também as informações que deveriam ser atualizadas em fases. Esse cronograma vai até janeiro de 2021.

Além da implantação, as empresas devem adquirir um certificado digital para acessar o eSocial e obedecer a um calendário para a prestação das informações. O não cumprimento dessas normas leva à cobrança de multas pesadas.

Por alguns impostos e declarações sofrerem mudanças, o empresário e o contador devem manter-se sempre alertas a essas alterações. Portanto, o processo de adequação ao eSocial é contínuo.

Quais são os benefícios do eSocial?

O eSocial traz vantagens tanto para a empresa quanto para os funcionários. Conheça as principais na sequência.

Para as empresas

A simplificação dos processos ajuda as organizações a se atualizarem sobre o que deve ser acertado, diminuindo os erros de cálculos e garantindo a conformidade. Com a padronização dos envios, há também a otimização do tempo gasto nessa prestação de contas.

Além de evitar atrasos, a plataforma serve como base para segurança jurídica, disponibilizando todas as informações necessárias para a defesa em processos trabalhistas.

Para os funcionários

O eSocial aumenta a transparência dos contratos de trabalho, sem o risco de perda de informações. Dessa maneira, mantém-se um registro seguro de todos os dados, gerando assim um arquivo digital dos empregos pelos quais o profissional passou.

A plataforma também possibilita um controle maior sobre a efetivação dos seus direitos trabalhistas, diminuindo as chances de que uma empresa não contribua corretamente com o FGTS e demais impostos.

Embora muitas organizações ainda atuem de maneira totalmente analógica e sintam dificuldades para aderir ao novo sistema, é importante passar por essa adaptação. Afinal, além de compulsória, a adesão ao eSocial é essencial para que as obrigações acessórias sejam prestadas. A empresa pode aproveitar essa oportunidade para alinhar, corrigir e digitalizar seus processos, ficando assim mais coerente com a tecnologia atual.

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