Simplificação do eSocial: o que você precisa saber para preencher o grupo CTPS

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As ações do Governo Federal em relação à prestação de informações sobre os colaboradores apontam para a simplificação do eSocial, a fim de ajudar na rotina das empresas e tornar o processo mais direto e conciso.

Neste post, vamos mostrar algumas das mudanças e como fazer o preenchimento do grupo CTPS, um dos campos que foram alterados e que é bastante importante no cadastro de trabalhadores.

Você gostaria de evitar divergências na atualização dos dados referentes à CTPS digital? Leia o artigo e descubra como preencher o eSocial corretamente e evite este problema!

O que é a CTPS digital?

É natural que todos os brasileiros, principalmente aqueles que já tiveram experiências profissionais, saibam o que é a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social). A versão digital deste documento nada mais é do que uma cópia digitalizada do documento físico.

Assim como a Carteira de Trabalho tradicional, a digital é necessária para registrar o vinculo entre o colaborador e a empresa em que ele atua, servindo assim como uma garantia de seus direitos trabalhistas.

Um ponto importante a respeito da CTPS digital, que precisa ser devidamente compreendido tanto por colaboradores quanto por empregadores, é o fato de que ela não é uma simples cópia do documento físico, e sim uma versão dele que conta com o mesmo valor.

Qual a importância da CTPS digital?

Como a Carteira de Trabalho digital e a física têm o mesmo valor, empresários e colaboradores podem ter dúvidas e se perguntar por que aderir ao novo documento.

Neste contexto, é importante ressaltar que, por fazer parte do sistema eSocial, as alterações no documento chegam de forma mais ágil e confiável aos órgãos governamentais, o que abre espaço para que eles cumpram seu papel fiscalizador de uma maneira mais eficiente. O que é benéfico tanto para o colaborador quanto para o empregador.

Além desse benefício, a CTPS digital conta com uma série de outras vantagens interessantes. Continue a leitura e confira alguns exemplos.

Acessibilidade

Uma vez que a CTPS digital é um arquivo virtual, ela pode ser acessada por meio de um aplicativo específico, no smartphone dos colaboradores. Graças a esta característica, eles não precisam estar com a versão física do documento para apresentá-lo ou mesmo para conferir suas informações.

Caso o colaborador deseje, ele pode até mesmo usar o aplicativo para baixar uma versão em PDF do documento. Desse modo, ele pode verificá-lo mesmo sem acesso a internet.

Para que essa versão em PDF se mantenha atualizada, porém, é necessário que o colaborador faça um novo download sempre que sua carteira digital receber alguma alteração.

Redução de burocracia

Uma vez que a Carteira de trabalho digital faz parte do sistema eSocial, o time de Recursos Humanos da companhia não precisa inserir dados no documento quando fizer uma contratação. Isso acontece porque o sistema é capaz de usar os próprios dados, enviados pela empresa, para registrar no documento as informações necessárias.

O que abre espaço para que os especialistas de RH da empresa se dediquem a funções mais estratégicas, aumentando assim seus níveis de produtividade.

É válido ressaltar que o sistema vai fazer uso dos dados previamente enviados pela empresa para realizar essa tarefa. Portanto, para evitar erros e possíveis conflitos, é necessário que os profissionais de RH saibam como preencher informações do eSocial corretamente.

Como surgiu o eSocial?

O eSocial surgiu como uma plataforma de registro de informações relacionadas aos colaboradores, como entrada e saída da empresa, mudança de cargo, férias etc.

A apuração e cobrança de impostos também é feita pelo sistema, assim o Governo consegue acompanhar mais de perto a prestação de contas e de informações das organizações, além de facilitar que as corporações mantenham-se em conformidade.

Desde seu surgimento, o sistema passou por várias modificações. Conheça as principais:

  • implantação da CTPS digital;
  • uso do CPF como único documento hábil no âmbito federal;
  • substituição da SEFIP e da GFIP pela DCTFWeb;
  • início do cadastro de trabalhadores sem vínculo (TSVE).

Quais os procedimentos para preencher o grupo CTPS?

A mudança mais significativa é a identificação dos trabalhadores apenas pelo CPF, sem a exigência de outros documentos pessoais. Na Carteira de Trabalho digital, o CPF também é usado como referência, ignorando o número e a série da CTPS.

Como preencher então essas informações no sistema? O grupo CTPS aparece nos campos de admissão (S-2200), início de TSVE (S-2300) e alteração de dados cadastrais (S-2205), e deve ser preenchido da maneira que segue.

Web Service — versão em produção 2.5

Não é necessário preencher o grupo CTPS no ambiente Web Service. Caso o empregador queira realmente prestar essas informações, deve seguir as mesmas orientações indicadas para o ambiente web simplificado.

Módulos Web Simplificados — preenchimento obrigatório

Esses módulos ainda exigem o preenchimento dos dados da CTPS, para que essas informações sejam carregadas automaticamente nos documentos que precisam dessas referências.

Se você trabalha com carteira de trabalho em papel, basta informar os dados em sistema: número, série e UF. Caso não conte com essas informações, preencha o número da CTPS com os 7 primeiros dígitos do CPF e o campo Série com os 4 dígitos restantes. O campo UF pode ser preenchido com o estado em que o trabalhador mora atualmente ou onde a empresa está localizada.

Versão final de simplificação

Na versão final do sistema, o grupo CTPS deixará de existir, dispensando assim a necessidade de registro de qualquer informação.

As mudanças que visam a simplificação do eSocial devem continuar ocorrendo ao longo de 2021, para que o sistema esteja cada vez mais eficiente e completo. Porém, deve haver um esforço para atender a todas as exigências.

Para garantir essa conformidade, vale a pena investir em softwares especializados na automação de processos para a plataforma. Para isso, sugerimos o SOFTe, que é um sistema de mensageria e controle de protocolos do eSocial criado pela TIDEXA.

Como ocorrem e quais os prazos para alterações na CTPS?

Para garantir que as informações registradas na Carteira de Trabalho digital estejam o mais atualizadas e corretas possível, a tarefa de atualizar os dados do documento foi delegada ao INSS (Instituto Nacional de Seguro Social), o que deu origem ao Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

É importante ressaltar que as atualizações, realizadas na Carteira de Trabalho digital, não são exibidas de modo automático. Isso ocorre porque o sistema precisa de um tempo para processar as informações, o que inclui a tarefa de acrescentá-las ao CNIS.

Além disso, o setor de RH tem até o dia 15, do mês diretamente posterior às atualizações no documento, para notificar o eSocial a respeito delas. Apenas o desligamento de colaboradores foge a esta regra, nesse caso, o eSocial deve ser informado em um prazo máximo de 10 dias.

Embora a simplificação do eSocial seja benéfica para as companhias, a tarefa de se adaptar às mudanças pode ser um pouco complexa. Por esse motivo, é necessário que os profissionais de RH se mantenham atualizados quanto às evoluções do sistema e suas atualizações.

Agora que você sabe como preencher o eSocial com as informações referentes ao grupo CTPS, que tal compartilhar este artigo em suas redes sociais e ajudar seus amigos a adquirir estes conhecimentos!

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