Saiba a importância do sistema de folha de pagamento

A tecnologia facilitou diversos processos relacionados ao RH, trazendo mais rapidez e eficiência aos negócios, o que favoreceu o surgimento de uma nova abordagem: o RH estratégico, que procura coordenar os recursos e talentos da empresa em prol de um objetivo. Entre as diversas automatizações promovidas, está o surgimento do sistema de Folha de Pagamento.

Do que se trata esse sistema e como ele pode ajudar a sua empresa? Neste post vamos apresentar melhor os recursos e mostrar porque você deve incluir essa ferramenta na sua organização. Acompanhe!

O que é um sistema de Folha de Pagamento?

O cálculo da Folha de Pagamento sempre tomou muito tempo dos profissionais de RH, onerando a equipe. Justamente por ser algo moroso, também é comum a incidência de alguns erros no processo, o que prejudica o funcionário e a reputação da empresa.

O sistema de Folha de Pagamento veio para resolver esse problema, realizando as funções necessárias para a confecção do documento de maneira simples e muito mais rápida. A ferramenta também ajuda a minimizar os erros, dando maior segurança ao processo e preservando a relação entre funcionário e empresa.

Como a Folha de Pagamento é elaborada?

A Folha de Pagamento pode ser confeccionada de acordo com as necessidades da empresa, considerando os direitos e benefícios pagos aos funcionários. No entanto, alguns campos essenciais devem ser mantidos para manter a adequação às leis. As informações que o documento deve carregar são:

• nome do funcionário;
• cargo ocupado;
• documentos de identificação;
• valor de salário combinado na contratação;
• valores de bônus (quando houver);
• descontos (INSS, FGTS e benefícios);
• salário-maternidade;
• frequência, faltas, atrasos e afastamentos;
• horas extras;
• adicionais (noturno, periculosidade, insalubridade etc.)
• data em que o valor estará disponível.

Como um software pode aumentar a eficácia do documento?

O uso de um sistema de Folha de Pagamento ajuda o RH a economizar tempo, automatizando processos e permitindo que esses profissionais sejam aproveitados em atividades mais estratégicas da corporação. Com isso, é possível obter resultados mais expressivos na gestão de talentos e alcance de metas.

O uso de uma plataforma também dá maior segurança nos cálculos, mitigando as falhas. Assim, os funcionários recebem exatamente o valor devido. Isso dá maior tranquilidade não só para os funcionários, mas para a empresa também.

Com a aplicação de uma ferramenta digital eficiente e segura, essa etapa deixa de ser uma preocupação para o RH e os documentos são gerados quase que automaticamente, poupando tempo, dinheiro e preocupação.

Quais são as vantagens de um sistema de Folha de Pagamento?

A contratação de um software para confeccionar as Folhas de Pagamento é um verdadeiro investimento, trazendo diversas vantagens para a organização. Destacamos aqui as principais.

Centralização de informações

São muitas informações necessárias para a confecção da Folha de Pagamento, relacionadas aos horários e contrato do funcionário. Quando o processo é feito pela maneira tradicional, a consulta a esses dados é mais trabalhosa e pode até mesmo gerar algumas confusões.

Com o uso de um sistema, as referências ficam concentradas em um só local, auxiliando o trabalho e fazendo com que ele seja mais prático.

Gestão financeira mais eficiente

Com o sistema informatizado, a empresa consegue ter um controle maior do que é pago e de como o orçamento está sendo realizado. Além disso, também dá uma visão mais ampla dos impostos, ajudando no controle das obrigações fiscais e mantendo o negócio em conformidade.

O uso do software também facilita o cálculo do pagamento de férias, o controle de adiantamentos e de reembolsos com consultas médicas ou demais benefícios.

Geração de relatórios

Outro benefício é que a organização de dados pelo uso de um sistema de Folha de Pagamento possibilita uma consulta mais rápida e permite a geração de relatórios relacionados aos honorários dos funcionários.

Com esses recursos, o RH consegue fazer um planejamento muito mais preciso, auxiliando na tomada de decisões da empresa.

Controle do horário de trabalho

Para que a Folha de Pagamento seja feita corretamente, o controle preciso da folha de ponto dos empregados é indispensável. O sistema permite a importação dessas informações, realizando um cálculo bem preciso do que deve ser pago.

Indo além, a empresa pode usar essas informações para acompanhar o absenteísmo dos colaboradores. Quando registrada em índices altos, essa taxa pode ser um indicador de problemas internos mais graves, como a falta de engajamento e o clima organizacional ruim.

Facilita as auditorias

Manter as relações trabalhistas dentro do que é determinado por lei é essencial para o sucesso de qualquer organização. O RH pode sentir dificuldade em manter o controle de todas as informações, mas, com um software informatizado, os dados relacionados aos pagamentos dos funcionários podem ser mantidos em ordem.

Isso ajuda a manter as atividades sob controle, ajuda na realização de auditorias internas e externas, no envio das informações para o eSocial, e na localização de comprovantes para defesa em processos trabalhistas.

Aumenta a agilidade

Vivemos em uma realidade em que a troca de informações ocorre em ritmo quase frenético. Por isso, torna-se praticamente inviável para uma empresa a confecção de Folhas de Pagamento por métodos analógicos. A contratação de um bom software aumenta muito a agilidade dos processos, mesmo em comparação a controles realizados digitalmente, porém sem o uso de ferramentas projetadas para esse fim.

O dinamismo das informações é essencial para a confecção desse documento de maneira precisa e capaz de acompanhar o fluxo de trabalho do RH. Essa necessidade é ainda maior quando se trata de uma empresa com grande número de colaboradores, mesmo que conte com a ajuda de um escritório de contabilidade.

Dados mais precisos

Não é exatamente uma novidade, para gestores e profissionais de RH, que a elaboração da Folha de Pagamento exige a apresentação correta de uma série de informações, como o nome do colaborador, a posição ocupada por ele na empresa e os seus documentos de identificação.

Uma vez que o preenchimento incorreto desses dados podem acarretar uma série de problemas para a empresa, até mesmo com a justiça, podemos dizer que erros devem ser evitados ao máximo!

Nesse contexto, o sistema de Folha de Pagamento surge como uma opção inovadora. Afinal, ele é capaz de otimizar rotinas como estas, eliminando assim os riscos relacionados a erros humanos e aumentando a segurança do processo como um todo.

Histórico de funcionários

O controle a gestão eficiente de uma empresa exige que o time de gestão tenha acesso a informações precisas a respeito de todos os seus processos e atividades, o que obviamente inclui os colaboradores, que são responsáveis por executá-los. Essa situação acaba criando a necessidade de que a empresa crie um histórico, de cada funcionário, com informações como:

• férias tiradas por ele;
• licenças solicitadas por ele;
• horas trabalhadas e folha de ponto etc.

Outro ponto a ser considerado é o fato de que, segundo a lei vigente no Brasil, as empresas são obrigadas a registrar tais informações. De modo que, se esses dados forem solicitados por um fiscal, ou por outra autoridade competente, eles devem ser devidamente apresentados.

A grande questão é que mensurar e armazenar todas essas informações de forma manual é uma tarefa complexa, que tende a levar tempo e a expor seus resultados a incertezas acarretadas pela alta possibilidade de que algum erro humano tenha sido cometido durante o processo.

Por essa razão, contar com um sistema de Folha de Pagamento, capaz de realizar essas tarefas de forma automatizada, é a opção mais segura.

Redução de custos

Por mais eficientes e capacitados que sejam os profissionais de RH, as rotinas operacionais, como o cálculo de encargos e o preenchimento de documentos, tende a tomar muito tempo. Além disso, como pudemos observar, sua atuação acaba sujeita a erros.

Ao optar por um software de Folha de Pagamento, porém, a empresa pode confiar essas tarefas a ele, o que abre espaço para que elas sejam realizadas de um modo mais rápido e menos custoso. Além disso, os colaboradores, que antes eram responsáveis por essas funções, podem ser alocados em atividades mais estratégicas para a empresa.

Otimização do pagamento de tributos

A tarefa de pagar impostos, e de lidar com encargos no Brasil não é exatamente simples. Afinal, ela está sujeita a uma série de normas e de burocracias que acabam tornando todo o processo lento e oneroso.

Felizmente, por meio de um software de Folha de Pagamento, todas as informações, referentes aos colaboradores, podem ser apuradas de um modo ágil e intuitivo. O que acaba simplificando o pagamento de tributos e a prestação de informações aos órgãos trabalhistas e fiscais.

Levando em consideração os impactos negativos que erros nessas obrigações podem acarretar, é fácil chegar à conclusão de que o uso de uma solução que aumente sua eficiência é altamente recomendado.

Neste post, ficou claro qual a importância do sistema de Folha de Pagamento para o Recursos Humanos e para a organização como um todo. Vale a pena contratar um bom software para evitar problemas maiores e garantir que esse aspecto tão importante, ligado diretamente à relação com os funcionários, tenha o zelo e a eficácia devidos.

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