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Veja aqui as principais vantagens de um software de folha de pagamento

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Controlar férias, gerenciar admissões de funcionários e calcular horas extras são apenas algumas das atividades que pertencem ao setor de Recursos Humanos. Em meio a tantas tarefas e aliado à necessidade de dispor desse conteúdo em formato digital para atender ao eSocial, a utilização de um software de folha de pagamento é a melhor forma de concentrar tudo isso em um único lugar.

A centralização dos dados, entretanto, é apenas uma das vantagens em utilizar um software, pois a tecnologia é uma grande aliada no setor e oferece muitos outros benefícios, como a otimização de tempo e recursos, maior controle sobre as informações e muito mais. A seguir, mostramos a importância e os principais benefícios dessa ferramenta. Continue a leitura para saber mais!

Entenda a importância de um software de folha de pagamento

Existe uma série de atividades envolvidas no processamento da folha de pagamento. Para gerar esse documento é preciso, por exemplo, ter o controle de horas trabalhadas de todos os funcionários, administrar os benefícios concedidos a cada um e muitas outras tarefas que fornecem informações essenciais para o cálculo do salário líquido dos colaboradores.

É muito importante que essas informações sejam confiáveis, ou seja, livre de erros operacionais ou qualquer outro problema que faça com que os cálculos não sejam corretos. O uso da tecnologia é um grande aliado nesse momento, pois oferece todo o suporte necessário ao desenvolvimento dessa atividade.

Confira os benefícios de sua utilização

A utilização de um software para RH facilita a automatização de inúmeras atividades no setor, como a gestão de pessoas, de benefícios, de férias e o controle sobre processos de admissão e demissão. Em função disso, proporciona uma série de vantagens à empresa. Confira, a seguir, os principais deles.

Permite a centralização de dados

Como mencionamos, para elaborar a folha de pagamento é preciso obter dados de diferentes controles, como o de registro das horas trabalhadas e demais informações necessárias ao processamento. Com a utilização de um sistema, todos esses registros ficam armazenados em uma única plataforma, o que facilita o acesso a esses dados.

A centralização também facilita o acesso ao histórico dos colaboradores. Por meio de um software, é possível consultar de forma simples e rápida diversas informações sobre eles. Dessa forma, evita-se o acumulo de papéis e o trabalho de pesquisa a documentos arquivados.

Oferece a segurança da informação

A folha de pagamento contém informações sigilosas sobre os colaboradores, como os dados pessoais e salariais, que não podem ser acessados por pessoas não autorizadas. Por isso, a utilização de um software oferece maior proteção a esses registros.

Isso é possível porque o software está armazenado em uma infraestrutura adequada, com tecnologia de ponta e conta com um rigoroso controle de acesso para garantir a devida proteção das informações.

Ajuda na gestão de benefícios

Oferecer benefícios aos colaboradores é uma forma de valorizar seu desempenho e de reter talentos na empresa. Existem vários benefícios que podem ser oferecidos a cada um, como vale-alimentação e vale-refeição, plano de saúde, convênio com farmácia e muito mais.

A administração de todos esses benefícios deve ser muito bem-feita. Isso porque existem diferenciações com relação à distribuição entre cada um. Um exemplo é o controle sobre os planos de saúde, em que é preciso gerenciar a idade dos colaboradores e seus dependentes, bem como a admissão ou exclusão de beneficiários.

A utilização de um software para executar essas atividades ajuda na gestão de benefícios, pois a automação reduz a necessidade de interferências manuais que podem causar erros operacionais nesse controle.

Contribui para a otimização de tempo e recursos

O cálculo da folha de pagamento é algo complexo e deve ser feito de acordo com as orientações da lei. Isso significa que existem situações diferenciadas a cada colaborador, que levaria muito tempo se fossem feitas de forma manual, além do risco de ocorrerem erros operacionais.

Um exemplo é o cálculo de desconto no imposto de renda, que leva em consideração fatores como a quantidade de dependentes, a faixa salarial e outras variáveis. A utilização de um software ajuda a otimizar o tempo necessário ao desenvolvimento dessa e de outras atividades no setor. Dessa forma, aumenta-se a produtividade da equipe, que pode se dedicar a outras tarefas.

Proporciona maior controle

Os cálculos e atividades que envolvem a folha de pagamento devem ser feitos com base em informações atualizadas e precisas. Um exemplo é o cálculo de horas extras. Imagine o transtorno se cada colaborador tivesse que fazer o controle de suas horas e passar para o setor de RH para o processamento. Nesse cenário, o risco de atrasos no pagamento e valores incorretos seria grande.

Essas informações devem estar disponíveis de maneira mais eficiente para que o processamento seja feito com maior rapidez e controle. A utilização de um sistema para essas atividades ajuda a atender essa necessidade, uma vez que os dados são coletados no momento de entrada e saída dos colaboradores por meio do ponto eletrônico.

Além disso, o sistema permite o controle de inúmeras outras informações importantes para o setor de Recursos Humanos, como os encargos sociais a serem recolhidos todos os meses, o controle sobre os valores adiantados na primeira quinzena do mês e muito mais.

Facilita a unificação das informações

Outra vantagem importante em utilizar um sistema de RH é a unificação das informações. Imagine como seria calcular a folha de pagamento se todas as informações necessárias estivessem armazenadas em planilhas ou em sistemas separados. Com certeza, haveriam muitas informações duplicadas, como os dados pessoais dos colaboradores e seus dependentes.

A utilização de um sistema para RH concentra todas as atividades e controles em uma única plataforma. Assim, é possível eliminar a necessidade de informações duplicadas, o que contribui para evitar erros e inconsistência de dados, principalmente para o envio das informações necessárias ao eSocial.

Um bom exemplo de software para RH é o da TIDEXA, que oferece uma série de funcionalidades essenciais para facilitar o desenvolvimento e controle das atividades do setor, como a gestão de benefícios, a organização da estrutura hierárquica da empresa e a contabilização da folha de pagamento.

A adoção de um software de folha de pagamento permite que a empresa automatize processos e proporcione diversos benefícios ao negócio, como maior controle e segurança sobre as informações. Por isso, é importante contar com um sistema como o da TIDEXA, que além de oferecer inúmeras funcionalidades, permite a integração com os principais ERPs do mercado. 

Agora que você já sabe quais os principais benefícios do sistema para folha de pagamento, entre em contato conosco e conheça as nossas soluções!

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