5 erros para não cometer na contratação de software de Folha de Pagamento!

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Antes de contratar um software para uma empresa, alguns cuidados precisam ser tomados. Principalmente quando falamos de um sistema de Folha de Pagamento, porque é um dos documentos principais que auxiliam em uma boa gestão empresarial — por isso o cuidado deve ser ainda maior. 

Algumas companhias enfrentam problemas durante o processo de pagamento dos funcionários, ao investir muito tempo na emissão desse tipo de documento. Logo, o uso de um sistema para realizar essa função vem ganhando seu espaço gradativamente, ainda mais porque ele pode ajudar a minimizar erros nesses processos e otimizar o departamento pessoal do negócio.

Neste artigo, falaremos brevemente sobre os benefícios desse sistema e os erros que você pode evitar quando contratar um software para Folha de Pagamento. Continue a leitura!

Quais são os benefícios do sistema?

Esse sistema nada mais é do que a concentração de todo o ciclo de funções do departamento de gestão de pessoas de maneira automatizada. Uma das suas maiores vantagens é a agilidade e segurança na execução dos processos. O uso desse recurso apresenta para as empresas uma precisão na análise de dados e uma elaboração dos documentos de forma eficiente. São diversos benefícios que o uso contínuo desse sistema agrega à empresa, os principais são:

  • otimização no armazenamento de dados;
  • estímulo da eficiência operacional diária;
  • aumento na segurança das informações;
  • transformação digital no setor de RH;
  • geração de relatórios precisos;
  • integração do sistema de folha de pagamento com eSocial;
  • entre outras.

Como não errar no momento da escolha?

Uma série de itens têm que ser levada em conta nesse momento, e não é uma tarefa tão simples quanto possa parecer. A seguir, confira alguns erros a serem evitados para fazer uma escolha eficiente.

1. Não entender as necessidades da empresa

Esse parece ser um ponto simples, mas é o primeiro que deve ser considerado ao procurar um software. No entanto, algumas companhias falham justamente nesse passo, porque partem para a próxima etapa sem ter uma visão clara das prioridades do negócio. Com isso, acabam pagando por soluções que não vão utilizar ou até mesmo contratam serviços que não comportam suas demandas. Para alinhar o uso adequado da ferramenta à realidade da empresa, considere esses pontos:

  • volume das operações;
  • velocidade necessária do processo;
  • peculiaridades e complexidades da Folha de Pagamento;
  • capacidade de integração com outros sistemas do mercado;
  • possibilidade de customizações.

2. Não analisar cuidadosamente os recursos oferecidos pelo fornecedor 

Sabemos que, diante de diferentes opções, é difícil decidir por qual escolher e, por isso, pode ser que a gestão eleja a primeira opção que encontrar. Mas, não é nem um pouco favorável a escolha de um sistema sem antes realizar uma pesquisa, justamente em razão da diversidade existente no mercado.

Um ponto indispensável é conhecer a empresa que vai fornecer o serviço para sua companhia e ter certeza de que ela é de confiança. A decisão final não pode ser baseada apenas no custo, e sim na avaliação do cumprimento das necessidades do seu departamento e na flexibilidade apresentada por cada ferramenta.

Vale a pena saber se a empresa que fornece o sistema é capaz de atualizá-lo na mesma frequência dos aspectos legais e dos profissionais do setor de Recursos Humanos. Uma dica extra é fazer uma solicitação de demonstração do serviço ou procurar referências de outros clientes que já aderiram ao sistema. 

3. Não priorizar a segurança dos dados

Independentemente da ferramenta escolhida, ela precisa ser segura para que não aconteça nenhum tipo de vazamento das informações — uma vez que perdas e extravios podem causar danos irreparáveis quando se trata da contabilidade de uma empresa. Portanto, é necessária atenção maior nesse quesito.

Uma boa solução é que o recurso conte com diferentes etapas de acesso aos dados ou um programa de criptografia, que é uma variável importante. Com isso, pode-se evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso aos dados sensíveis ou pessoais.

Essas características são de plataformas em nuvem, nelas, os dados precisam passar por uma rotina de backups, mas continuam disponíveis 24 horas por dia para serem acessados em qualquer momento por pessoas responsáveis pelos mesmos, desde que o dispositivo tenha acesso à internet. 

4. Deixar que uma interface intuitiva seja irrelevante

O ideal é que o software seja de fácil manuseio, sem muita burocracia de uso. Entretanto, durante sua escolha, alguns gestores não lembram ou simplesmente acham que isso não seja um ponto importante. Mas, o raciocínio é simples: se for um sistema complexo, a probabilidade de haver dificuldade na simplificação dos processos aumenta.

Portanto, tire todas as dúvidas com um consultor anteriormente e confira as possibilidades de adquirir um serviço simples de manusear. Digamos que a ideia é que com um clique você consiga fazer upload dos documentos no sistema e solucione os trâmites nos processos de desligamento e admissão. 

No controle de férias e outras atividades, segue-se a mesma ideia. Uma interface intuitiva ainda possibilita que o RH tenha acesso à escala dos profissionais e tome decisões preditivas, como antecipar uma reunião.

5. Abrir mão de métricas de performance

Por mais que cada empresa tenha um perfil com prioridades diferentes e precise encontrar métricas próprias, é importante tê-las à mão. Com elas, é possível ter parâmetro para avaliar o desempenho das soluções e serviços oferecidos. Elas precisam ser claras e apresentar precisão sobre o tempo de execução das atividades das equipes.

Dê preferência às ferramentas mais profissionais e completas, já que de nada adianta bons atributos no momento da oferta e no uso do dia a dia se não cumprirem suas performances. 

O uso do sistema de Folha de Pagamento apresenta seus benefícios e é indispensável para uma empresa, então, de forma alguma deve ser negligenciado. Essas soluções baseadas no armazenamento em nuvem, com toda certeza são parte relevante nessa área e podem agregar grandes vantagens para o desenvolvimento dos colaboradores.

Uma delas é a redução de custos e otimização no setor de RH. Portanto, é essencial tomar cuidado e evitar erros no momento da compra de um bom software, ele vai garantir a eficiência nas estratégias dos processos, operando com poucos erros e agilidade. 

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