Como a conexão entre TI e RH otimiza os processos de uma organização?

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Com a tecnologia cada vez mais presente nas organizações, os departamentos têm passado por diversas adaptações. A integração entre TI e RH, no entanto, não é importante apenas para se ajustar às novas demandas e ferramentas: ela traz vários benefícios para a empresa.

Uma empresa integrada tem um fluxo de trabalho melhor, objetivos mais alinhados e um sistema operacional mais produtivo. Dessa maneira, as áreas trabalham juntas em nome da companhia, em vez de se isolarem e se segregarem.

A integração, de modo geral, favorece a comunicação, o clima organizacional e até mesmo a redução de custos da empresa. Continue a leitura e descubra, mais especificamente, os benefícios de fazer a otimização TI-RH, ao conectar ambos os setores!

Como os setores de TI e RH podem se ajudar?

A área da Tecnologia da Informação faz toda a diferença para que o RH aprenda a lidar com as ferramentas disponíveis. Softwares de recrutamento e seleção, programas de treinamento online e a proteção digital de informações são alguns recursos que otimizam processos e contribuem para a eficiência do setor.

Hoje em dia, certas tarefas que eram feitas manualmente — a triagem de currículos e o acompanhamento de planos de carreira, por exemplo — já podem ser executadas com a ajuda de recursos virtuais. Assim, economiza-se tempo e os profissionais podem se dedicar a outras atividades, mais estratégicas para a empresa.

Aqui, cabe informar que essa é uma nova fase para os Recursos Humanos, que visam à adaptação a essa “era digital”. Para maior aproveitamento da tecnologia, no entanto, é fundamental estar conectado com quem entende bem do assunto, ou seja, a equipe de TI. É por isso que o chamado RH 4.0 tem se consolidado como uma área mais integrada e digital.

Por outro lado, a Tecnologia da Informação também tem demandado mais a contribuição dos Recursos Humanos. Afinal, é preciso realizar processos seletivos que acertem na escolha de bons profissionais, os quais, por sua vez, auxiliem a empresa com as novas ferramentas. É importante, também, cuidar da retenção desses talentos, já que bons funcionários são disputados no mercado.

O RH pode, ainda, ajudar a TI a atender às “demandas humanas”, o que pode ser complicado para uma área focada em tecnologia. Com essa integração, é mais fácil promover a satisfação dos colaboradores e um bom clima organizacional. Assim, os setores compartilham conhecimento entre si e crescem em união.

Quais os benefícios dessa conexão para a empresa?

Agora, você já sabe como a otimização TI-RH pode beneficiar ambas as áreas, mas o que a empresa realmente ganha com isso? Confira, a seguir, algumas vantagens dessa conexão para a organização como um todo!

Melhor comunicação interna

Quando setores de uma empresa funcionam de maneira integrada, o fluxo da comunicação é melhor, a rota das informações é mais organizada e ocorrem menos falhas de entendimento. Quando TI e RH se conectam, esses processos são ainda mais otimizados, pois se unem conhecimentos sobre as pessoas e ferramentas de divulgação, diálogo e interação.

É possível utilizar recursos de endomarketing, por exemplo, com o objetivo de favorecer a satisfação dos colaboradores. Além disso, as redes sociais internas, plataformas de gamificação, aplicativos de comunicação e divisão de tarefas são outras ferramentas eficientes nesse sentido. É necessário, obviamente, estudar o que se alinha ao perfil dos funcionários — e o RH é o setor perfeito para ajudar nessa tarefa!

Armazenamento em nuvem

Esse é um recurso muito poderoso para a segurança de informações na empresa. O armazenamento em nuvem permite que dados não fiquem restritos a apenas um computador, o que elimina o risco de perda caso a máquina estrague.

Com esse tipo de ferramenta, as equipes também podem compartilhar informações, projetos e documentos entre si, otimizando o trabalho em conjunto. No caso do RH, outra grande vantagem é poder manter um banco de talentos virtual, que pode ser muito útil em futuros processos.

Redução de custos

Com a ajuda de recursos tecnológicos, o capital humano do RH pode ser mais direcionado a questões estratégicas, a fim de tornar a empresa mais otimizada e reduzir gastos desnecessários. Além disso, as ferramentas adequadas também ajudam para que processos sejam mais focados em acertos. Um bom software de triagem de currículos, por exemplo, auxilia a selecionar candidatos bem alinhados à vaga, às especificidades do cargo e ao perfil da empresa.

Retenção de talentos

As ferramentas tecnológicas ajudam na manutenção e avaliação de pacotes de benefícios, de planos de carreira e de outros elementos relacionados à satisfação dos colaboradores. Ao acompanhar e mensurar esse tipo de indicador, a área de TI proporciona uma visão mais clara e positiva de como motivar os funcionários, aumentar seu engajamento e promover o desejo de permanecerem na empresa.

As ferramentas ainda podem auxiliar no alinhamento e na mensuração de metas, bem como na identificação de devidas promoções. Assim, fica mais fácil colocar os planos de carreira em prática e mostrar seus resultados.

Flexibilização da jornada de trabalho

Com o uso da tecnologia, o RH já pode promover a flexibilização da jornada de diferentes cargos, cujas funções se encaixem nesse modelo. Muitas tarefas já podem ser realizadas em plataformas virtuais, por exemplo, de modo que o colaborador não precise ir ou reduza seu tempo de estadia na empresa em si.

Esse é um outro ponto bem relevante para a satisfação dos funcionários, desde que esteja alinhado ao seu perfil. Além disso, o home office é uma boa estratégia para promover a diversidade, pois permite contratar pessoas de outros locais ou pessoas com dificuldades de locomoção, que teriam maiores desafios para ir à empresa todos os dias.

Atualizações mais frequentes

O setor de TI é capaz de auxiliar o RH na utilização de ferramentas como softwares e programas, além de ajudar a área a se manter atualizada. Essa é outra vantagem, afinal, é muito importante ter atenção às novidades, conhecer inovações do mercado e identificar soluções em quais a empresa deve investir.

A integração entre os setores permite encontrar as melhores ferramentas de acordo com o perfil dos usuários e as demandas da organização. Assim, seu negócio se mantém por dentro das tendências do mercado da melhor maneira. Além disso, manter sistemas atualizados é algo essencial, já que o RH tem que acompanhar constantemente as alterações de legislação, incluindo a própria adaptação ao eSocial.

Facilidades para o Departamento Pessoal

A área de TI pode ajudar a lidar com diferentes burocracias. Na atualidade, já existem programas voltados para as folhas de pagamento, por exemplo, que contribuem com a facilidade na sua elaboração. Assim, o processo se torna mais ágil e, ainda, alguns erros são evitados. Além disso, há também outros recursos facilitadores, como o controle e tratamento de ponto eletrônico.

Como realizar a integração entre os setores de TI e RH?

A conexão entre TI e RH é de suma importância para que uma empresa seja bem-sucedida. Afinal, por meio dela, todos os processos da companhia podem ser executados de uma maneira mais eficiente. A grande questão é: como alcançá-la?

Continue a leitura e descubra o que fazer para integrar de modo eficiente os setores de TI e RH em sua empresa!

Estabeleça metas

Não é uma novidade para gestores e empresários que, para um plano dar certo, ele precisa ser devidamente monitorado. Logo, a integração e otimização entre os setores de TI e RH não são uma exceção a tal regra. Para que sua implementação seja monitorada, porém, é necessário que o time de gestão saiba exatamente o que pretende alcançar por meio dela.

Por essa razão, antes de tudo, os especialistas do setor de RH devem se reunir com o time de TI. Juntas, as duas equipes precisam estabelecer as metas que devem ser alcançadas e criar um cronograma para atingir cada uma delas.

Levando em consideração que falhas nesse processo podem gerar atritos e reduzir o engajamento dos colaboradores, é fundamental que as metas estabelecidas de fato sejam críveis. Além disso, os responsáveis pelo projeto precisam garantir que elas podem ser alcançadas no tempo estabelecido.

Melhore a comunicação

Quando pensamos em integração, um dos pontos mais importantes é a comunicação. Afinal, se ela for ineficiente, é impossível que setores diferentes sejam capazes de se conectar e trabalhar juntos pelo bem da empresa.

Portanto, para alcançar a otimização TI-RH, é necessário que os colaboradores das respectivas áreas se reúnam com certa frequência e troquem informações. Sem esse cuidado, as metas estabelecidas no tópico anterior dificilmente serão alcançadas.

É interessante ressaltar que essas reuniões não precisam ser presenciais. As videochamadas, por exemplo, podem ser usadas para gerar esse conteúdo. Elas são ainda mais úteis neste período, em que o isolamento social se faz necessário.

Além disso, serviços como o Google Drive e o Dropbox podem ser usados para simplificar o compartilhamento de documentos e de informações. O importante é que os times de TI e RH sejam capazes de se alinhar de maneira inteligente para tomar decisões e elaborar estratégias com o objetivo de melhorar a integração entre os setores e otimizar os resultados da empresa.

Considere a proteção de dados

Embora a otimização TI-RH, por meio de uma integração eficiente, exija que os colaboradores dos dois setores sejam capazes de trocar dados e informações de uma maneira ágil, é importante garantir que essa agilidade não comprometa a segurança das informações.

Por essa razão, o time de TI deve implementar ferramentas de segurança, como antivírus, backups automáticos de dados e soluções em monitoramento. Neste contexto, é interessante ressaltar que, ao optar pelo armazenamento em nuvem, a empresa passa a contar com níveis muito mais elevados de segurança para suas informações.

Outro ponto importante é a capacitação dos colaboradores. Os profissionais de TI e RH precisam ser orientados a respeito das boas práticas de proteção de dados. Dentre essas práticas, podemos citar o uso consciente dos computadores e dispositivos móveis da empresa, os fatores que devem considerar antes de criar uma senha e os cuidados que se fazem necessários ao se conectar a uma rede externa de computadores.

Invista em sistemas adequados

Fazendo uso de um software de RH eficiente, o setor de Recursos Humanos pode se tornar muito mais produtivo. Isso ocorre porque esse tipo de solução é pensada para otimizar processos, como a coleta e a análise de informações relacionadas aos colaboradores da companhia e outras obrigações sociais.

A grande questão é que ferramentas diferentes têm funcionalidades diferentes, de modo que uma solução pode ser mais ou menos adequada a operação da empresa. Levando esse fato em consideração, é necessário que os profissionais de TI auxiliem os de RH na escolha de uma software adequado.

Embora os profissionais de TI sejam os mais indicados para orientar o time de RH na escolha de um software, podemos citar as seguintes características como indispensáveis para o sistema de RH:

  • compatibilidade com a computação em nuvem;
  • funcionalidade de automatizar processos e atividades operacionais;
  • capacidade de manter a privacidade e a integridade dos dados tratados;
  • ser acessível e fácil de ser operado pelo time de RH da empresa.

Por meio um software especializado, o RH da companhia é capaz de selecionar colaboradores realmente alinhados ao perfil da companhia, o que obviamente inclui os profissionais de TI. De modo que o próprio RH terá acesso aos melhores especialistas em tecnologia para otimizar seus processos e integrá-los ainda mais com os do setor de TI.

Essas são apenas algumas sugestões para esse processo. Vale lembrar que você pode contar com o apoio de uma empresa especializada para promover a integração entre os setores do seu negócio. Por fim, vale ressaltar que, quando falamos em automação de processos e o uso de tecnologia, não estamos tratando, necessariamente, da redução de colaboradores. Trata-se de redirecionar suas tarefas e seu foco, para uma atuação mais estratégica.

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